L'invitation manuscrite d'entreprise, une par invité

Une invitation manuscrite d'entreprise annonce l'événement avant qu'il ait lieu, et en donne déjà le ton. Apolines trace vos invitations à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, une par invité et à son nom, dans une enveloppe dont l'adresse est tracée à la plume elle aussi. Vous écrivez le texte une fois, à l'écran ; vous importez votre liste ; chaque invité reçoit la sienne.

Les événements qui appellent une invitation manuscrite

Chaque type d'événement a ses contraintes, et l'invitation doit en tenir compte.

Le séminaire clients

Une matinée, une journée, parfois davantage, un programme, quelquefois un déplacement : l'invité doit savoir à quoi il s'engage avant de dire oui. L'invitation donne le thème et l'essentiel du programme ; le détail pratique peut suivre une fois la réponse reçue.

La soirée de fin d'année

Elle tombe à la période où les agendas débordent et où les invitations se ressemblent toutes. Une carte courte, à son nom, sous une enveloppe adressée à la plume, se distingue de celles qui arrivent par e-mail à toute une liste.

Le lancement d'un produit

L'invitation peut ménager la surprise : annoncer qu'il y aura quelque chose à découvrir, sans tout dévoiler. Elle s'adresse d'abord à ceux qui en seront les premiers utilisateurs, ou les premiers à en parler.

L'inauguration de bureaux

C'est souvent aussi un changement d'adresse. L'invitation présente le nouveau lieu, dit comment s'y rendre, et devient pour beaucoup d'invités le premier document qui porte cette adresse.

Le dîner privé

Quelques convives, une table, une conversation : chaque invitation compte, et chaque absence se remarque. Le ton est plus personnel, une carte suffit, et l'on attend une réponse de chacun.

La conférence

Un intervenant, un sujet, une salle à remplir avec les bonnes personnes. L'invitation présente l'intervenant et dit pourquoi le sujet concerne celui qui la reçoit.

Ce qu'une invitation doit dire

Quel que soit l'événement, le destinataire doit trouver ces informations sans chercher :

• qui invite : la société, et la personne qui signe ;
• à quoi : la nature de l'événement, en une phrase ;
• quand : le jour, l'heure de début, et l'heure de fin si elle compte ;
• où : l'adresse complète, et un mot sur l'accès quand le lieu est difficile à trouver ;
• comment répondre : une adresse e-mail, le nom d'une personne à joindre ;
• avant quand : une date limite de réponse, posée assez tôt pour organiser l'accueil.

Ajoutez au besoin ce que l'invité se demandera : s'il peut venir accompagné, la tenue attendue, la présence d'un dîner. Une question laissée sans réponse est souvent une réponse qui n'arrive pas.

Une invitation manuscrite par personne, à son nom

Une invitation adressée « à l'équipe de direction » n'engage personne. Une invitation au nom de chaque invité lui dit qu'une place est prévue pour lui. Si vous invitez deux associés d'une même société, chacun reçoit la sienne ; si vous souhaitez qu'un invité vienne accompagné, écrivez-le : « vous et la personne de votre choix ».

Dans l'atelier en ligne, les variables {{prenom}} et {{entreprise}} placent le nom de l'invité et celui de sa société là où vous le voulez dans le texte. Vous voyez aussitôt l'invitation dans l'écriture qui sera tracée, et vous validez l'aperçu de chaque courrier avant qu'il soit tracé.

Préparer la liste des invités

Votre liste se dépose sous forme de fichier Excel ou CSV, une ligne par invité. Quelques précautions avant l'import :

• Séparez les publics. Clients, partenaires et prospects n'appellent pas tout à fait la même invitation. Une liste par public, un texte par liste : la personnalisation commence là.
• Choisissez des personnes, pas des sociétés. Dans une même entreprise, décidez qui vous invitez et pourquoi ; évitez qu'un collaborateur apprenne l'événement par un collègue invité à sa place.
• Vérifiez les noms et les adresses. L'invitation arrive au bureau de la personne : son nom, sa fonction et l'adresse où elle travaille réellement doivent être justes.
• Gardez une colonne pour les réponses. Le même fichier vous servira à suivre qui vient, qui décline, et qui n'a rien dit.

Le bon format pour l'invitation

• la carte A6 (105 × 148 mm), sous enveloppe C6, pour une invitation brève : un dîner, une soirée ;
• la carte de correspondance DL (105 × 210 mm), sous enveloppe DL, quand il faut un peu plus de place pour le lieu et l'accès ;
• la lettre A4, pliée en trois sous enveloppe DL, pour un séminaire ou une conférence dont il faut présenter le programme.

Les formats sont décrits sur les pages carte manuscrite d'entreprise et lettre manuscrite d'entreprise. Notre atelier trace chaque invitation à la plume et à l'encre et la met sous pli ; vous recevez les invitations prêtes à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Un exemple de formulation

Les textes pour une soirée clients, une inauguration, une conférence ou un dîner se trouvent dans nos modèles de lettre d'invitation à un événement. Pour un lancement, une carte courte peut suffire :

Le lancement d'un produit

Chère Madame Durand,

Le [date], à [heure], nous présenterons à [Ville] ce sur quoi nos équipes travaillent depuis [durée]. Nous aimerions que vous soyez parmi les premiers à le découvrir.

Pourriez-vous nous dire avant le [date] si vous serez des nôtres ? [Prénom] [Nom] attend votre réponse à [adresse e-mail].

[Signature]

Après l'envoi : relancer, puis remercier

Relancer ceux qui n'ont pas répondu

À l'approche de la date limite, reprenez votre liste : ceux qui n'ont rien répondu n'ont pas forcément dit non. Un appel ou un message court suffit souvent ; pour un invité que vous tenez à voir, une seconde carte, plus brève que l'invitation, rappelle la date sans insister.

Remercier ceux qui sont venus

Dans les jours qui suivent, un mot à chaque participant prolonge l'événement : une phrase sur ce qui s'y est dit, la suite que vous comptez donner. Les modèles de lettre de remerciement après un rendez-vous s'y adaptent sans peine.

Écrire à ceux qui n'ont pas pu venir

Un invité qui a décliné reste un contact attentif. Une lettre qui lui raconte en quelques lignes ce qu'il a manqué, et lui propose de le voir à une autre occasion, fait d'une absence un nouvel échange.

Questions fréquentes

Faut-il inviter chaque associé séparément ?

Oui, si vous souhaitez que chacun vienne. Une invitation par personne, à son nom, lui dit qu'une place lui est réservée ; une invitation commune laisse chacun penser qu'un autre ira.

Comment inviter quelqu'un avec un accompagnant ?

Écrivez-le dans le texte : « vous et la personne de votre choix », ou le nom de cette personne si vous le connaissez. L'invitation reste adressée à votre invité, à son nom, tout comme l'enveloppe.

Le même texte peut-il partir à toute la liste ?

Oui. Vous composez un texte, et chaque invitation porte le prénom de l'invité et le nom de sa société grâce aux variables {{prenom}} et {{entreprise}}. Pour des publics différents, préparez un texte par liste.

Peut-on relire les invitations avant qu'elles partent ?

Oui. Vous validez l'aperçu de chaque invitation, dans l'écriture qui sera tracée, avant qu'elle soit tracée. Rien ne part sans votre accord.