Modèle de carte de bienvenue pour un nouveau collaborateur

Une carte de bienvenue pour un nouveau collaborateur se lit à un moment particulier : entre la signature du contrat et le premier matin, quand la personne a quitté son ancien poste et ne connaît encore personne dans le nouveau. Le mot de bienvenue qui arrive à ce moment-là, à son nom, dit quelque chose qu'aucun livret d'accueil ne dit : on l'attend, et quelqu'un y a pensé.

Le reste de l'accueil passe par des écrans : accès, badge, planning, formulaires. La carte est le seul objet de cette période qui ne demande rien. Tracée à la plume et à l'encre, elle se garde, et beaucoup la retrouvent des années plus tard dans un tiroir de bureau. Pour accueillir un client plutôt qu'un salarié, voyez les modèles de lettre de bienvenue client.

Six textes de carte de bienvenue pour un nouvel arrivant

Envoyée à son domicile, avant le premier jour

Chère [Prénom],

Lundi [date], vous nous rejoignez. Nous avons hâte.

[Prénom de la personne qui l'accueille] vous attendra à [heure] à l'accueil de [adresse] ; elle vous fera faire le tour des lieux et déjeunera avec vous. Vous n'avez rien à préparer, sinon votre curiosité.

D'ici là, profitez de ces derniers jours de pause.

À très bientôt,

[Signature]

De la part du dirigeant

Monsieur [Nom],

Je tenais à vous souhaiter moi-même la bienvenue chez [Société]. Lors de nos échanges, vous avez parlé de [sujet évoqué en entretien] avec une précision qui m'a convaincu.

Les premières semaines servent à comprendre comment nous travaillons. Posez toutes vos questions, même celles qui vous paraîtront simples : ce sont souvent les plus utiles. Ma porte vous est ouverte.

Bienvenue parmi nous,

[Signature]
[Fonction]

De la part de l'équipe

[Prénom],

Toute l'équipe [nom du service] est ravie de vous accueillir. Votre bureau est prêt, près de la fenêtre, et quelqu'un vous montrera dès le premier matin où se cache le meilleur café de l'étage.

Nous sommes [nombre] à vous attendre, chacun avec ses habitudes et ses petites manies. Vous les apprendrez vite.

Bienvenue !

L'équipe [nom du service]

Pour un stagiaire ou un alternant

[Prénom],

Vous commencez votre [stage ou alternance] chez nous le [date]. [Prénom du tuteur] sera votre tuteur : c'est à lui que vous pourrez tout demander, à commencer par ce que vous n'osez pas demander.

Ces mois sont faits pour apprendre. Personne n'attend de vous que vous sachiez déjà ; on attend que vous ayez envie de savoir.

Bienvenue chez [Société],

[Signature]

Pour un cadre dirigeant

Madame [Nom],

Votre arrivée à la direction de [département] est une étape importante pour [Société], et je m'en réjouis.

Les équipes vous attendent avec intérêt. Je vous propose que nous prenions, dès votre première semaine, une heure pour parler de ce que vous aurez vu, sans ordre du jour.

Avec mes souhaits de pleine réussite,

[Signature]
[Fonction]

Pour un retour après une longue absence

Chère [Prénom],

Vous retrouvez l'équipe le [date], et nous en sommes très heureux.

Quelques visages ont changé, [nom du nouveau projet ou de la nouvelle organisation] a pris forme ; [Prénom] prendra le temps de vous raconter tout cela. Reprenez à votre rythme : votre place vous attendait.

Bon retour parmi nous,

[Signature]

Les conseils

• Viser la veille plutôt que le jour même. Reçue chez soi pendant le week-end qui précède, la carte rassure au moment où le doute s'installe. Posée sur le bureau le premier matin, elle accueille. Les deux se font ; la première est plus rare, et elle se remarque davantage.
• Une information pratique, une seule. Le nom de la personne qui accueille, l'heure, l'endroit : un détail concret fait plus pour la tranquillité d'un nouvel arrivant qu'un paragraphe sur les valeurs de l'entreprise. Le reste figure dans le livret d'accueil.
• Utiliser l'adresse personnelle avec tact. Envoyez au domicile seulement si le collaborateur a communiqué son adresse à l'entreprise, et ne glissez dans la carte rien de confidentiel sur son contrat ou sa rémunération. Une carte de bienvenue peut être lue par toute la famille ; elle doit pouvoir l'être.

Des cartes d'accueil tracées à la plume, à chaque arrivée

Chez Apolines, vous composez la carte à l'écran et vous la voyez dans l'écriture qui sera tracée. Quand plusieurs personnes arrivent en même temps, une promotion d'alternants ou une équipe qui s'agrandit, vous importez la liste depuis un fichier Excel ou CSV : chaque carte porte le prénom de son destinataire, et vous validez l'aperçu de chacune avant que notre atelier la trace à la plume et à l'encre. L'adresse sur l'enveloppe est tracée à la plume elle aussi. Vous recevez les cartes prêtes à remettre, ou l'atelier les poste au domicile de chacun. Les formats sont décrits sur la page carte manuscrite.

Questions fréquentes

Quand envoyer une carte de bienvenue à un nouveau collaborateur ?

Pour qu'elle arrive juste avant le premier jour, chez lui. C'est le moment où l'on se demande si l'on a fait le bon choix, et où un mot de l'entreprise compte le plus. À défaut, la carte posée sur son bureau le premier matin garde tout son sens.

Qui doit signer la carte de bienvenue ?

Le responsable direct, le plus souvent : c'est lui que le nouvel arrivant verra chaque jour. Le dirigeant signe pour un cadre, ou dans une entreprise assez petite pour qu'il connaisse chacun. Une carte au nom de l'équipe convient quand l'accueil se fait d'abord entre collègues.

Un e-mail de bienvenue ne suffit-il pas ?

L'e-mail sert à transmettre les accès et le planning ; il est attendu. La carte n'a rien d'utile au sens strict, et c'est pour cela qu'elle marque. Les deux se complètent, comme l'explique le guide lettre manuscrite ou e-mail. Lorsqu'un collaborateur reprend le suivi de clients existants, ceux-ci peuvent recevoir de leur côté une lettre de changement d'interlocuteur.