La lettre manuscrite d'un cabinet d'avocats à ses clients

Dans un cabinet d'avocats d'affaires, l'écrit est partout : consultations, actes, conclusions, courriels à toute heure. Ce qui manque, c'est l'écrit qui ne sert à rien de juridique et qui s'adresse simplement à la personne. Une lettre manuscrite du cabinet d'avocats, envoyée au bon moment, remplit ce rôle : remercier un client à la fin d'un dossier, annoncer l'arrivée d'une associée, adresser ses vœux, saluer un confrère. Cette page présente ces moments, deux modèles à adapter, et la manière dont Apolines fait tracer ces courriers à la plume et à l'encre.

La vie d'un cabinet d'affaires, entre deux dossiers

Un dossier d'affaires mobilise intensément le client et son avocat pendant quelques semaines ou quelques mois : une opération à boucler, un contentieux à conduire, une négociation à tenir. Les échanges sont serrés, souvent tendus, presque tous écrits. Puis le dossier se termine, la note d'honoraires part, et la relation entre en sommeil.

Le dirigeant qui a traversé ce moment avec son avocat s'en souvient pourtant longtemps. Quand un nouveau sujet se présente, il se tourne vers le cabinet resté présent à son esprit. Dans ce métier, le lien se tisse aussi entre pairs : un confrère qui oriente un client vers un autre cabinet, faute de pouvoir le traiter lui-même, rend un service qui appelle un remerciement.

Enfin, un cabinet change : des associés arrivent, d'autres partent, une équipe se forme dans une nouvelle matière, un bureau ouvre ailleurs. Ces nouvelles concernent directement ceux qui travaillent déjà avec lui, et ils préfèrent les apprendre du cabinet plutôt que par la presse spécialisée.

Une phrase sur les règles de la profession

La profession d'avocat encadre sa communication. Chaque cabinet relit ses courriers au regard des règles de sa profession, et c'est à lui seul d'en juger ; cette page ne dit rien de ces règles. Elle décrit des lettres adressées à des personnes que le cabinet connaît déjà, clients ou confrères, qui remercient, annoncent ou saluent, sans rien proposer.

Les moments où une lettre manuscrite du cabinet d'avocats compte

À la clôture d'un dossier

Le dernier courrier d'un dossier est en général une lettre de fin de mission, précise et formelle. Une carte de quelques lignes, signée de l'avocat qui a suivi l'affaire, peut l'accompagner : elle remercie le client de sa confiance et salue ce qui a été accompli ensemble, sans revenir sur le fond.

L'arrivée d'une associée ou l'ouverture d'un bureau

Une nouvelle associée rejoint le cabinet, un bureau ouvre dans une autre ville, une équipe se renforce dans une matière : les interlocuteurs du cabinet aiment l'apprendre par une lettre plutôt que par une annonce générale. Quand c'est l'avocat habituel du client qui change, les modèles de lettre de changement d'interlocuteur aident à trouver le ton.

Les vœux du cabinet

Les vœux de fin d'année sont le seul courrier que tout le cabinet adresse à tout son entourage : clients, confrères, experts avec qui il travaille. Signés par l'associé qui connaît chaque destinataire, ils gagnent à porter une phrase propre à chacun. Les modèles de carte de vœux d'entreprise donnent des pistes.

Rester en lien avec d'anciens clients

Un client dont le dossier s'est refermé il y a deux ans vit sa propre actualité : une nomination, une levée de fonds, une distinction. Lui écrire pour l'en féliciter, sans rien y ajouter, entretient le lien avec élégance. Les modèles de lettre de félicitations professionnelles s'y prêtent.

Remercier un confrère

Un confrère a orienté vers vous un client parce que le dossier sortait de sa matière ou le plaçait en conflit d'intérêts. Une lettre manuscrite, de cabinet à cabinet, dit votre reconnaissance et le soin que vous porterez au dossier.

Deux modèles à adapter

Les crochets se remplacent par ce que le cabinet sait du dossier et de la personne. Aucune mention du fond, aucun montant, aucune offre : ces lettres ne parlent que de la relation.

À la clôture d'un dossier

Madame [Nom],

Avec [la signature de l'accord le date], le dossier que vous nous aviez confié est désormais clos.

Je tenais à vous remercier, ainsi que [Monsieur Lambert] et votre équipe, pour la confiance et la disponibilité dont vous avez fait preuve tout au long de ces mois. Les échanges n'ont pas toujours été simples ; ils ont toujours été francs.

Je vous souhaite le meilleur pour la suite des projets de [Société].

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de ma considération distinguée.

[Signature]
Avocat associé, [Société]

Pour remercier un confrère

Mon cher confrère,

[Madame Durand], de la société [Société], est venue nous consulter la semaine dernière en m'indiquant qu'elle le faisait sur votre conseil.

Je vous remercie de cette marque de confiance. Je veillerai à ce que ce dossier soit suivi avec le soin que vous étiez en droit d'attendre en nous l'adressant.

Au plaisir de vous retrouver prochainement,

Bien confraternellement,

[Signature]
Avocat, [Société]

Ce qu'Apolines apporte à un cabinet d'avocats

Apolines est un atelier de correspondance manuscrite installé à Paris et tourné vers les entreprises. Ses cartes et ses lettres sont tracées à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, et l'atelier les met lui-même sous pli. Aucune police d'imprimerie ne sert à l'écriture.

• Le texte reste celui du cabinet. L'associé ou son assistante le saisit à l'écran et le voit aussitôt dans l'écriture qui sera tracée ; {{prenom}} et {{entreprise}} ajustent chaque exemplaire.
• D'une seule lettre à la liste entière. Un remerciement part pour un seul client ; les vœux du cabinet partent d'un fichier Excel ou CSV.
• Une relecture avant tout tracé. Chaque courrier s'affiche en aperçu, et c'est la validation du cabinet qui l'envoie à l'atelier. Le cabinet peut ainsi faire relire ses courriers en interne avant que rien ne parte.
• Des formats de correspondance d'affaires. La carte DL de 105 × 210 mm, sous enveloppe DL, accompagne une lettre de fin de mission ; la carte A6, 105 × 148 mm, sous enveloppe C6, convient aux vœux ; la lettre A4, pliée en trois, à une annonce plus développée.
• L'adresse tracée, elle aussi. Le nom du destinataire et son adresse sont écrits à la plume sur l'enveloppe, sans étiquette.
• Une écriture réservée. En plus des écritures manuscrites prêtes à l'emploi, un profil d'écriture peut être créé pour le cabinet ou pour un associé signataire ; personne d'autre ne l'utilise.
• Remise ou envoi. Le cabinet reçoit les courriers prêts à partir, ou l'atelier les poste pour lui.

Le prix se compte à l'unité, sans abonnement, en hors taxes ; un devis est établi sur demande. Sur la lettre en général, voyez la page lettre manuscrite pour l'entreprise.

Questions fréquentes

Ces lettres sont-elles compatibles avec les règles de la profession d'avocat ?

C'est au cabinet d'en juger, au regard des règles qui s'appliquent à lui ; Apolines ne donne aucun avis sur ce point. Les modèles de cette page s'adressent à des clients et à des confrères que le cabinet connaît déjà, et le cabinet relit et valide chaque texte avant qu'il soit tracé.

Faut-il évoquer le dossier dans la lettre ?

Mieux vaut s'en abstenir. Le fond reste dans les échanges confidentiels entre le cabinet et son client ; la lettre manuscrite parle de la relation, de la confiance accordée, de la suite. Une allusion très générale suffit au client pour savoir de quoi il s'agit.

Un associé peut-il signer avec sa propre écriture ?

Un profil d'écriture peut être créé pour un associé signataire ; il n'est utilisé pour personne d'autre. Sinon, le cabinet choisit parmi plusieurs écritures manuscrites prêtes à l'emploi.