Modèle de lettre de bienvenue pour un nouveau client

Une lettre de bienvenue à un nouveau client s'envoie juste après le premier engagement : un contrat signé, une première commande, un compte ouvert, une réservation confirmée. Ce premier courrier compte plus que les suivants, parce que tout le reste de la relation s'y mesure.

À ce moment-là, votre nouveau client reçoit surtout des documents : un contrat, une facture, des identifiants, des e-mails envoyés en série. Une lettre à son nom, signée par la personne qui va s'occuper de lui, est le seul de ces envois qui parle de lui et non de la procédure. Sur papier, elle se garde, se montre à un associé, se range dans le dossier. Arrivée par la poste, elle prouve aussi que quelqu'un a pris le temps.

Cinq modèles de lettre de bienvenue pour un nouveau client

Adaptez chaque texte à votre métier et gardez-le court : une lettre de bienvenue se lit en une minute.

Après la signature d'un contrat

Madame [Nom],

Vous avez signé hier notre accord pour [nature de la mission], et je tenais à vous souhaiter la bienvenue chez [Société] autrement que par un e-mail.

Je serai votre interlocuteur pendant toute la durée de notre collaboration. Notre première réunion est prévue le [date] ; d'ici là, vous pouvez m'écrire à [adresse e-mail] pour toute question, même la plus simple.

Merci de votre confiance. Nous allons tout faire pour la mériter.

[Signature]

Après une première commande

Monsieur [Nom],

Votre première commande a quitté nos entrepôts ce matin, et je voulais vous dire combien nous sommes heureux de compter [Société] parmi les maisons que nous servons.

Pour les prochaines, vous pouvez passer par [canal de commande] ou vous adresser directement à moi. Si quelque chose ne correspondait pas à ce que vous attendiez, dites-le-moi : c'est en début de relation que les ajustements se font le plus facilement.

Bien cordialement,

[Signature]

À l'ouverture d'un compte

Madame [Nom],

Votre compte est ouvert depuis ce matin. Au-delà des formalités que vous venez d'accomplir, je voulais vous remercier d'avoir choisi [Société] pour [objet de la relation].

Je suis votre interlocutrice directe. Je vous propose de nous retrouver dans les prochaines semaines pour faire le point sur vos priorités, à votre rythme et à l'endroit qui vous conviendra.

Je me réjouis du chemin que nous allons faire ensemble.

[Signature]

Avant une première arrivée

Chère Madame [Nom],

Nous vous attendons le [date] à [nom de la maison], et toute l'équipe se prépare à vous accueillir.

Si vous avez une préférence pour votre chambre, une arrivée tardive à prévoir ou une occasion particulière à célébrer pendant votre séjour, il vous suffit de nous l'écrire à [adresse e-mail] : nous nous occuperons du reste.

Au plaisir de vous recevoir,

[Signature]

Pour présenter l'équipe qui vous suivra

Monsieur [Nom],

Bienvenue chez [Société]. Pour que vous sachiez à qui vous adresser dès le premier jour, voici les personnes qui suivront votre dossier : [Prénom Nom], pour [domaine] ; [Prénom Nom], pour [domaine] ; et moi-même, pour tout le reste.

Nous nous retrouverons le [date] pour lancer le travail. D'ici là, n'hésitez pas à nous écrire, à l'un comme à l'autre.

Avec nos salutations cordiales,

[Signature]

Les conseils

• Un nom et un moyen de contact. La lettre de bienvenue doit dire qui répond et comment le contacter. Une adresse e-mail directe vaut mieux qu'une adresse de service que personne ne signe.
• La prochaine étape, datée. Une réunion, une livraison, un premier point : donnez une date. Le client sait ce qui l'attend et voit que son dossier avance.
• Pas de plaquette dans l'enveloppe. Brochures, tarifs et conditions ont déjà été envoyés. Une lettre seule se lit en entier. Le moment de remercier viendra plus tard, avec un modèle de lettre de remerciement client.

Une lettre de bienvenue tracée à la plume, au nom de chacun

Apolines trace ce texte à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, au nom de chaque nouveau client. Vous composez votre lettre à l'écran, l'aperçu montre l'écriture qui sera tracée, et rien ne part avant que vous ayez validé l'aperçu de chaque courrier. L'adresse peut, elle aussi, être écrite à la plume, ce qui compte pour une première enveloppe. La lettre manuscrite se plie en trois dans une enveloppe DL ; vous la recevez prête à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Questions fréquentes

Quand envoyer une lettre de bienvenue à un nouveau client ?

Dans la semaine qui suit la signature ou la première commande. Plus tôt, elle se perd au milieu des documents administratifs ; plus tard, elle arrive alors que la relation a déjà commencé sans elle. Dans l'hôtellerie, le mot de bienvenue part même avant l'arrivée du client.

Qui doit signer la lettre de bienvenue ?

La personne qui va réellement suivre le client : son chargé de compte, son associé référent, le directeur de la maison. Une lettre signée par un dirigeant que le client ne reverra jamais crée une attente que personne ne tient ensuite.

Peut-on envoyer la même lettre de bienvenue à tous les nouveaux clients ?

Le texte peut être commun, à condition que chaque lettre porte le nom du client, celui de son entreprise et le nom de son interlocuteur. Dans l'atelier, les variables {{prenom}} et {{entreprise}} se remplissent pour chaque destinataire, d'un seul nom jusqu'à un fichier Excel ou CSV.