Comment envoyer des cartes manuscrites à ses clients, étape par étape

Comment envoyer des cartes manuscrites à ses clients sans y consacrer ses soirées ? Avec Apolines, atelier de correspondance manuscrite pour les entreprises à Paris, tout ce qui vous revient se fait à l'écran : vous composez, vous choisissez, vous relisez. Notre atelier trace ensuite chaque carte et chaque lettre à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, puis la met sous pli. Voici comment se passe un envoi, étape par étape, tel que vous le vivez de votre côté.

Avant de commencer : demander un accès

L'atelier ouvre par vagues, pour garder la main sur la qualité de chaque envoi. La première étape consiste donc à demander un accès, depuis le formulaire de la page d'accueil. On vous y demande votre prénom, votre nom, votre e-mail professionnel, et, si vous le souhaitez, un téléphone et un message. Le bouton s'intitule « Faire une demande d'accès ».

Nous revenons ensuite vers vous avec un accès et une démonstration. Pour qu'elle vous soit utile, profitez du champ « message » pour décrire votre projet en quelques mots : l'occasion (des remerciements, des vœux, une invitation), le type de destinataires, le format envisagé. Vous pouvez aussi écrire à contact@apolines.fr.

Les étapes d'un envoi de cartes manuscrites

1. Choisir le format

Tout part du format, parce qu'il fixe la place disponible pour le texte. Trois formats sont proposés, sur papier de qualité :

• la carte A6, 105 × 148 mm, avec son enveloppe C6, pour les mots courts ;
• la carte de correspondance DL, 105 × 210 mm, avec son enveloppe DL, le format de la correspondance d'affaires ;
• la lettre A4, pleine page, pliée en trois pour l'enveloppe DL, quand le message demande de la place.

Les deux premiers sont présentés sur la page carte manuscrite pour entreprise, le troisième sur la page lettre manuscrite pour entreprise.

2. Composer le message à l'écran

Vous écrivez votre texte, et il s'affiche aussitôt dans l'écriture qui sera réellement tracée, à la taille du format choisi. Vous voyez donc tout de suite si le message respire ou s'il est à l'étroit, et vous pouvez le raccourcir avant d'aller plus loin. Si vous cherchez un point de départ, nos modèles de lettres proposent des textes pour des situations variées.

3. Choisir une écriture

Plusieurs écritures manuscrites sont prêtes à l'emploi. Vous voyez votre texte dans l'écriture choisie : vous comparez sur votre propre message, pas sur un exemple. Pour une maison ou pour un signataire, un profil d'écriture propre peut aussi être créé ; il n'est alors utilisé pour personne d'autre. Ce qui distingue une écriture tracée d'une police d'imprimerie est expliqué dans le guide écriture manuscrite ou police cursive.

4. Importer vos destinataires

Vous pouvez écrire à un seul destinataire, ou importer un fichier Excel ou CSV. Chaque ligne devient un courrier, avec son message et son adresse ; l'adresse de l'enveloppe peut être tracée à la plume elle aussi.

5. Personnaliser au nom de chacun

Les variables {{prenom}} et {{entreprise}} se placent dans le texte là où vous le souhaitez. Au moment de l'aperçu, chacune est remplacée par l'information de la ligne correspondante : chaque destinataire reçoit un courrier à son nom, et non une circulaire.

6. Voir et valider l'aperçu de chaque courrier

Avant que quoi que ce soit soit tracé, vous voyez l'aperçu de chaque courrier, destinataire par destinataire, dans l'écriture choisie. C'est le moment de vérifier les cas particuliers : un prénom composé, un nom d'entreprise très long, une adresse sur plusieurs lignes. Vous validez ensuite : rien n'est tracé sans votre accord.

7. Notre atelier trace et met sous pli

Une fois l'envoi validé, notre atelier trace chaque courrier à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, puis le glisse sous enveloppe.

8. Recevoir les courriers ou les faire poster

Deux possibilités : vous recevez les courriers prêts à partir, pour les remettre en main propre ou les poster vous-même, ou l'atelier se charge de l'envoi. Dans les deux cas, vous suivez l'avancement depuis votre tableau de bord.

Bien préparer votre premier envoi

Un premier envoi réussi tient surtout à la préparation. Quelques conseils pour qu'il se déroule sans surprise.

Préparer le fichier

• Une ligne par destinataire, une colonne par information : prénom, nom, entreprise, puis l'adresse découpée comme elle doit apparaître sur l'enveloppe.
• Relisez la casse et les accents. Un fichier exporté d'un outil de gestion porte parfois les noms en capitales ou sans accents ; l'aperçu vous le montrera, mais il est plus simple de corriger à la source.
• Vérifiez les champs vides. Si une ligne n'a pas de prénom, la formule d'appel « Cher {{prenom}} » ne fonctionnera pas pour elle : prévoyez une formule qui convienne à toutes les lignes, ou séparez ces destinataires dans un envoi à part.
• Supprimez les doublons, fréquents quand on fusionne deux listes : personne n'aime recevoir deux fois la même carte.

Rédiger pour le format

• Écrivez court sur une carte. Quelques lignes, une seule idée. Un message qui demande davantage de place appelle la lettre A4.
• Gardez un détail précis que seul ce destinataire reconnaîtra, quand votre liste le permet : c'est lui qui fait la différence avec un envoi groupé.
• Signez d'un nom, celui de la personne qui suit la relation, plutôt que du seul nom de l'entreprise.

Commencer petit

Pour un premier envoi, choisissez une partie de votre liste que vous connaissez bien : vos meilleurs clients, ou ceux d'une même occasion. Vous pouvez même vous adresser d'abord un exemplaire, pour tenir la carte en main avant d'envoyer les autres. Vous jugerez ainsi du papier, de l'écriture et de l'enveloppe comme les recevra votre destinataire.

Questions fréquentes

Peut-on corriger un courrier après avoir vu son aperçu ?

Oui, tant que vous ne l'avez pas validé. L'aperçu sert justement à repérer ce qui ne va pas, une faute, une ligne trop longue, un nom mal écrit, et à le reprendre à l'écran. Rien n'est tracé sans votre accord.

Quel fichier faut-il pour importer ses destinataires ?

Un fichier Excel ou CSV, avec une ligne par destinataire. Plus les colonnes sont nettes, prénom, nom, entreprise et adresse séparés, plus l'aperçu sera juste du premier coup.

Peut-on faire un essai avant d'écrire à toute sa liste ?

Oui. Vous pouvez écrire à un seul destinataire, y compris à vous-même, ou commencer par une petite partie de votre fichier. C'est la meilleure façon de juger le rendu avant un envoi plus large.

Comment suivre l'avancement de son envoi ?

Vous suivez tout depuis votre tableau de bord. Pour toute autre question pratique, sur les prix, les données ou l'accès, consultez nos questions fréquentes ou écrivez à contact@apolines.fr.