Modèle de lettre de changement d'adresse d'entreprise

Une lettre de changement d'adresse d'entreprise a l'air d'une formalité. C'est pourtant l'un des rares courriers que tous vos clients doivent lire : une facture envoyée à l'ancienne adresse, un coursier qui sonne devant des bureaux vides, un rendez-vous manqué parce que le visiteur s'est présenté au mauvais étage, et le déménagement se rappelle à vous pendant des mois.

Un e-mail de nouvelle adresse se perd parmi les signatures mises à jour. Une lettre tracée à la plume et à l'encre, au nom du client, arrive là où il range ses papiers, et on la retrouve le jour où l'on cherche où envoyer un pli. Si c'est une personne qui change et non une adresse, les textes sont sur la page lettre de changement d'interlocuteur.

Six modèles pour annoncer un déménagement de bureaux

Le déménagement du siège

Madame [Nom],

À partir du [date], [Société] s'installe au [nouvelle adresse complète]. Nous quittons [ancien quartier ou ville] pour des locaux qui nous permettront [ce que le déménagement rend possible].

Pour vous, peu de choses changent : vos interlocuteurs, leurs numéros et leurs adresses électroniques restent les mêmes. Seule l'adresse postale est à mettre à jour, y compris pour l'envoi de vos factures et de vos règlements.

Nous serons heureux de vous recevoir dans ces nouveaux murs.

Bien cordialement,

[Signature]
[Fonction], [Société]

L'ouverture d'une nouvelle agence

Monsieur [Nom],

Nous ouvrons le [date] une agence à [Ville], au [adresse]. Elle sera dirigée par [Prénom Nom], que vous connaissez peut-être déjà : [une phrase sur cette personne].

Comme [votre site, vos bureaux] se trouve tout près, c'est désormais cette agence qui pourra vous recevoir le plus facilement. Votre dossier reste suivi par [interlocuteur actuel], qui travaillera avec elle.

N'hésitez pas à y passer : l'équipe vous attend.

Avec mes salutations les meilleures,

[Signature]

Le regroupement de deux bureaux

Madame [Nom],

Nos bureaux de [adresse A] et de [adresse B] se regroupent le [date] au [nouvelle adresse]. Les deux équipes travaillaient déjà ensemble ; elles partageront désormais les mêmes locaux.

Si vous aviez l'habitude de vous rendre à [adresse B], sachez que [accès : métro, parking, étage] et que l'accueil se fait désormais [précision]. Le courrier adressé aux anciennes adresses nous parviendra encore quelque temps, mais je vous remercie de noter la nouvelle.

Je reste à votre disposition pour toute question.

Très cordialement,

[Signature]

L'invitation à découvrir les nouveaux locaux

Monsieur [Nom],

Nous voici installés au [nouvelle adresse], et nous aimerions vous montrer ces bureaux autrement que sur un plan.

Nous vous attendons le [jour et date], à partir de [heure], pour un moment simple autour de [un verre, un petit-déjeuner]. Ce sera l'occasion de rencontrer l'équipe au complet et de voir où vos dossiers sont désormais suivis.

Pourriez-vous nous dire avant le [date] si vous serez des nôtres ? [Comment répondre.]

Au plaisir de vous accueillir,

[Signature]

Un changement de coordonnées sans déménagement

Madame [Nom],

Nous n'avons pas bougé, mais nos coordonnées, si : à compter du [date], [ce qui change : notre numéro, notre adresse électronique, notre boîte postale, l'entrée de l'immeuble, le nom de la rue].

Les anciennes coordonnées [resteront actives quelque temps / cesseront de fonctionner le [date]]. Je vous serais reconnaissant de mettre à jour votre carnet et, le cas échéant, votre fichier fournisseurs.

Rien d'autre ne change : vous retrouverez les mêmes personnes, au même endroit.

Bien à vous,

[Signature]

Le retour dans un quartier historique

Monsieur [Nom],

[Société] est née [rue ou quartier d'origine]. Après [quelques années, une longue parenthèse] à [lieu intermédiaire], nous y revenons le [date], au [nouvelle adresse], à quelques pas de nos premiers bureaux.

Ce retour compte pour nous : c'est dans ce quartier que nous avons rencontré nos premiers partenaires, et certains, comme vous, nous suivent depuis cette époque.

Nous serions heureux de vous y recevoir, comme autrefois.

Avec mes sentiments les meilleurs,

[Signature]

Les conseils

• Écrivez l'adresse en entier, et ce qu'elle change en pratique. Le numéro, la rue, le code postal, mais aussi l'étage, le code d'accès, la station la plus proche, l'endroit où se garer. C'est ce que le visiteur cherchera le jour où il viendra, et c'est rarement dans les e-mails.
• Dites ce qui ne change pas. Un déménagement inquiète plus qu'on ne le croit : le client se demande si son interlocuteur s'en va, si les conditions bougent. Une phrase suffit à le rassurer : mêmes personnes, mêmes numéros, même suivi.
• Envoyez-la avant le déménagement. Quelques semaines d'avance laissent à la comptabilité du client le temps de mettre à jour sa fiche fournisseur. Une seconde lettre, après l'installation, peut porter l'invitation à visiter les lieux : pour ce type de courrier, voyez aussi la lettre d'invitation à un événement.

Un courrier de nouvelle adresse à chaque client, tracé à la plume

Avec Apolines, vous importez la liste de vos clients depuis un fichier Excel ou CSV, vous composez un seul texte, et les variables {{prenom}} et {{entreprise}} le mettent au nom de chacun. Vous voyez le texte à l'écran dans l'écriture qui sera tracée, puis vous validez l'aperçu de chaque courrier avant que notre atelier le trace à la plume et à l'encre, sur papier de qualité. L'adresse sur l'enveloppe est tracée à la plume elle aussi. La lettre A4 pliée en trois laisse la place de décrire l'accès en quelques lignes ; une carte de correspondance suffit pour un simple changement de coordonnées. Vous recevez les courriers prêts à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Questions fréquentes

Quand envoyer une lettre de changement d'adresse à ses clients ?

Avant le déménagement, assez tôt pour que les services comptables et les accueils aient le temps de mettre à jour leurs fiches. Une seconde lettre après l'installation n'est pas de trop, surtout si elle invite à découvrir les lieux.

Que doit contenir un courrier de nouvelle adresse de société ?

La date du changement, l'adresse complète, ce qui change concrètement pour le client (accès, envoi des factures, accueil) et ce qui ne change pas. Une phrase sur la raison du déménagement donne du relief à la lettre sans l'alourdir.

Faut-il aussi prévenir ses fournisseurs et partenaires ?

Oui, et souvent avec la même lettre adaptée : ce sont eux qui livrent, facturent et se déplacent chez vous. Pour eux, l'essentiel tient à l'adresse de livraison, à celle de facturation si elle change, et aux conditions d'accès.