Prospection par courrier et RGPD : les règles de la CNIL en mots simples

Une prospection par courrier soumise au RGPD n'a rien d'un parcours d'obstacles, à condition de connaître les quelques règles que la CNIL rappelle sur le sujet et de les intégrer à la préparation de l'envoi. Cette page les présente en mots simples, à partir des textes publiés sur cnil.fr et relevés en octobre 2026, puis propose des réflexes pratiques pour préparer un courrier de prospection qui traite correctement les données personnelles de ses destinataires.

Cette page informe ; elle ne remplace pas un conseil juridique. Pour une situation particulière, adressez-vous à votre conseil ou reportez-vous directement aux pages de la CNIL.

Ce que dit la CNIL de la prospection par courrier postal

Selon la CNIL, dans sa page « La prospection commerciale par courrier postal » (mise à jour du 10 juin 2026), la publicité par voie postale est possible à deux conditions :

• les personnes ont été informées, au moment où leur adresse a été recueillie, que cette adresse pourrait servir à leur adresser de la prospection ;
• elles ont pu s'y opposer, de manière simple et gratuite.

La CNIL ajoute que chaque courrier doit permettre à la personne d'exprimer, par un moyen simple, son refus de recevoir de nouvelles sollicitations. Ce n'est donc pas seulement une affaire de fichier : la lettre elle-même doit porter ce moyen de dire non.

Cette page de la CNIL ne fait pas de différence entre particuliers et professionnels. Que vous écriviez à des particuliers, comme dans une prospection immobilière, ou à des dirigeants d'entreprise, préparez donc votre envoi avec le même soin.

Ce que cela change dans la lettre

Concrètement, la dernière ligne d'un courrier de prospection indique au destinataire comment ne plus en recevoir. Elle reste courte et lisible, à la fin du texte ou sous la signature, et elle propose un moyen que la personne peut utiliser sans effort.

Une ligne de refus, sous la signature

Vous ne souhaitez plus recevoir de courrier de [Société] ? Indiquez-le simplement à [adresse e-mail], ou par écrit à [adresse postale] : nous ne vous écrirons plus.

Une variante plus personnelle

Si vous préférez que je ne vous écrive plus, une ligne à [adresse e-mail] suffit, et votre nom sera retiré de nos envois.

Fichiers achetés ou loués : ce que rappelle la CNIL

Beaucoup de prospections partent d'un fichier acquis auprès d'un tiers. Selon la CNIL (page « Vente de fichiers clients : la CNIL rappelle les règles »), la vente d'un fichier de clients n'est pas interdite, mais seules les données des personnes qui ne se sont pas opposées à leur transmission peuvent être cédées.

La CNIL rappelle aussi qu'une personne qui s'est opposée à recevoir de la prospection d'un organisme ne doit plus être sollicitée par lui. Or un fichier acheté peut contenir le nom d'une personne qui vous a déjà dit non. Avant l'envoi, comparez donc le fichier acquis avec votre propre liste de refus, et retirez ces noms.

Quelques questions utiles à poser au vendeur du fichier, avant de l'utiliser :

• comment les personnes ont-elles été informées de la transmission de leurs coordonnées ?
• les personnes qui s'y sont opposées ont-elles bien été retirées ?
• de quand datent les informations, et d'où viennent-elles ?

Gardez une trace écrite de ses réponses avec le fichier lui-même.

Combien de temps garder les coordonnées d'un prospect

Selon le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale, les données d'un prospect ne se conservent pas plus de trois ans après leur collecte ou après le dernier contact venant de lui, comme une demande ou une réponse. Un courrier resté sans réponse ne fait pas repartir ce délai.

Deux exemples aident à le lire :

• un prospect répond à votre lettre pour demander une documentation : le décompte repart de cette demande ;
• vous lui avez écrit deux fois sans recevoir de réponse : vos propres envois ne prolongent rien, et le décompte court toujours depuis la collecte ou depuis son dernier contact.

Dans votre fichier, une colonne « dernier contact venant de la personne » suffit à tenir ce compte. Une revue régulière permet ensuite de retirer les lignes trop anciennes.

Les bons réflexes pour préparer un envoi

Ces réflexes ne sont pas des règles supplémentaires : ce sont des habitudes de préparation qui rendent les règles ci-dessus faciles à respecter.

• Notez l'origine de chaque adresse. Une colonne « source » (salon, demande entrante, fichier acheté, recommandation) permet de répondre à une question sur la provenance d'une coordonnée, et de retrouver vite les lignes d'un même fichier.
• Tenez une liste de refus unique. Chaque refus reçu, par courrier, par e-mail ou au téléphone, y entre le jour même. Avant chaque envoi, cette liste est retirée du fichier.
• N'importez que les colonnes utiles au courrier. Le nom, l'entreprise, l'adresse et la raison d'écrire suffisent. Un fichier allégé se relit mieux et se corrige plus vite.
• Prévoyez la ligne de refus dès la rédaction, et non au dernier moment : elle fait partie du texte que vous relisez et que vous validez.
• Traitez un refus partout. Si votre liste a été confiée à un prestataire pour un envoi, demandez-lui aussi de supprimer la personne qui a refusé.
• Fixez une date de revue du fichier, par exemple en début d'année, pour retirer les prospects dont le dernier contact est trop ancien.

Pour la rédaction elle-même, nos modèles de lettre de prospection B2B comportent chacun une ligne permettant au destinataire de ne plus recevoir de courrier.

Ce que devient votre liste chez Apolines

Apolines est un atelier de correspondance manuscrite pour les entreprises, à Paris. Pour un envoi, vous importez votre liste depuis un fichier Excel ou CSV, vous composez votre message à l'écran, ligne de refus comprise, et vous validez l'aperçu de chaque courrier avant que notre atelier le trace à la plume et à l'encre.

Les données de vos destinataires ne sont ni revendues ni réutilisées ; elles sont supprimées sur simple demande, et hébergées en France. Les formats proposés sont décrits sur la page lettre manuscrite pour entreprise, et les autres questions pratiques dans nos questions fréquentes.

Questions fréquentes

La prospection par courrier est-elle permise avec le RGPD ?

Selon la CNIL, la publicité par voie postale est possible à condition que les personnes aient été informées, lors de la collecte de leur adresse, de son utilisation à des fins de prospection, et qu'elles aient pu s'y opposer de manière simple et gratuite. Cette page informe et ne remplace pas un conseil juridique.

Faut-il une mention de refus dans chaque courrier ?

Oui, selon la CNIL : chaque courrier doit permettre à la personne d'exprimer, par un moyen simple, son refus de recevoir de nouvelles sollicitations. Une ligne courte en fin de lettre, avec une adresse e-mail ou postale, remplit ce rôle.

Peut-on prospecter avec un fichier acheté ?

La CNIL rappelle que la vente d'un fichier de clients n'est pas interdite, mais que seules les données des personnes qui ne se sont pas opposées à leur transmission peuvent être cédées. Retirez aussi du fichier les personnes qui vous ont déjà dit non : selon la CNIL, elles ne doivent plus être sollicitées par vous.

Combien de temps peut-on garder un prospect qui ne répond pas ?

Selon le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale, pas plus de trois ans après la collecte de ses données ou après son dernier contact. Un courrier que vous lui envoyez et qui reste sans réponse ne fait pas repartir ce délai.

Apolines garde-t-elle ma liste de prospects ?

Les données de vos destinataires ne sont ni revendues ni réutilisées. Elles sont supprimées sur simple demande et hébergées en France.