Modèle de lettre de relance de devis

Une lettre de relance de devis s'envoie quand une proposition est partie et que rien ne revient : le client n'a pas dit non, il n'a pas dit oui, il a simplement d'autres priorités. C'est souvent à ce moment que se joue la différence entre deux prestataires. Celui qui relance avec tact rappelle qu'il est disponible ; celui qui ne relance pas laisse le dossier s'endormir.

Une relance par e-mail ressemble à toutes les autres et finit dans la même pile. Une carte ou une lettre écrite à la main, au nom de votre interlocuteur, montre que vous suivez son dossier personnellement. Elle ne presse pas : elle rappelle votre présence, et elle donne une raison simple de reprendre contact.

Cinq modèles de lettre de relance de devis

Le premier rappel, quelques jours après l'envoi

Madame [Nom],

Je vous ai adressé le [date] notre proposition pour [projet]. Je voulais m'assurer qu'elle vous était bien parvenue, et qu'elle répondait à ce que nous avions évoqué ensemble.

Si un point mérite d'être précisé, ou si un chiffre vous a surprise, je préfère en parler maintenant plutôt que de vous laisser avec une question. Je reste joignable à [adresse e-mail].

Avec mes salutations les meilleures,

[Signature]
[Votre société]

Quand le devis doit être ajusté

Monsieur [Nom],

En relisant la proposition que je vous ai envoyée pour [projet], je me suis demandé si elle ne vous en donnait pas trop, ou trop tôt. Il arrive qu'un projet gagne à commencer plus petit.

Si c'est votre cas, je peux vous proposer une première étape limitée à [périmètre réduit], que nous élargirons ensuite si elle vous donne satisfaction. Dites-moi simplement ce qui vous retient : le budget, le calendrier, ou autre chose.

Bien cordialement,

[Signature]

Après un rendez-vous où le devis a été présenté

Madame [Nom],

Merci encore pour le temps que vous m'avez accordé le [date]. Votre description de [enjeu du client] m'a été très utile, et j'ai depuis repris notre proposition sur deux points : [point 1] et [point 2].

Je serai heureux de vous présenter cette version mise à jour, de vive voix ou par e-mail. Si elle vous convient, nous pourrons commencer dès que vous le souhaiterez ; sinon, nous en reparlerons volontiers.

Je vous prie de croire à mes sentiments les meilleurs.

[Signature]

Avant la fin de validité de la proposition

Monsieur [Nom],

Les conditions de notre proposition pour [projet] ont été établies pour une durée limitée, qui prend fin le [date]. Je préfère vous le rappeler dès maintenant, pour que vous puissiez décider sans contrainte de calendrier.

Si votre décision demande un peu plus de temps, je peux tout à fait prolonger cette validité : il suffit de me le dire. Et si le projet a été mis de côté, je serai content de le savoir, pour ne plus vous solliciter inutilement.

Bien à vous,

[Signature]

Quand le client a choisi un autre prestataire

Madame [Nom],

Vous m'avez fait savoir que vous aviez retenu une autre proposition pour [projet]. Je vous remercie de m'avoir répondu : beaucoup ne prennent pas cette peine, et je l'apprécie.

Je vous souhaite que ce projet se déroule au mieux. Si un jour vous avez besoin d'un second avis, ou d'un renfort, je serai heureux de vous retrouver. D'ici là, je me permettrai de vous adresser de temps en temps de nos nouvelles.

Avec mes salutations distinguées,

[Signature]

Les conseils

• Changez de format d'une relance à l'autre. Une carte courte pour la première, une lettre si la proposition a évolué : le client voit un dossier qui avance, pas un rappel qui se répète.
• Écrivez à la bonne personne. Si votre interlocuteur a changé entre-temps, adressez la relance au nouveau en résumant le contexte, plutôt que de renvoyer le courrier d'origine.
• Gardez une trace de chaque envoi. Notez la date de la proposition, de chaque relance et de la réponse. Quand vous reprenez contact plus tard, avec une lettre de réactivation, vous saurez exactement où vous en étiez.

Faire tracer vos relances à la plume

Avec Apolines, vous composez votre relance à l'écran et vous la voyez aussitôt dans l'écriture qui sera tracée. Chaque exemplaire porte le nom de son destinataire, et l'adresse sur l'enveloppe peut être tracée à la plume elle aussi. Pour un seul devis, vous saisissez un destinataire ; pour l'ensemble de vos propositions en attente, vous importez un fichier Excel ou CSV. Vous validez l'aperçu de chaque courrier, puis notre atelier le trace à la plume et à l'encre, et le glisse sous enveloppe. Pour une relance courte, la carte de correspondance DL suffit souvent ; pour un devis révisé, la lettre A4 s'impose : voir la lettre manuscrite. Si le devis a suivi un premier rendez-vous, le modèle de remerciement après rendez-vous peut précéder la relance.

Questions fréquentes

Quand relancer un devis sans réponse ?

Il n'y a pas de règle unique : tout dépend du calendrier du client et de l'importance du projet. Une première relance quelques jours après l'envoi permet de vérifier que la proposition est bien arrivée. Une deuxième, plus tard, a du sens si elle apporte un élément neuf.

Combien de fois peut-on relancer un devis ?

Deux ou trois relances, chacune avec une raison différente, suffisent en règle courante. Au-delà, vous risquez de transformer un silence poli en refus agacé. Le dernier courrier peut annoncer clairement que vous ne relancerez plus.

Une relance de devis écrite à la main, ce n'est pas trop ?

Pour un petit montant, une relance par e-mail peut suffire. Pour un projet important, une carte écrite à la main, au nom de votre interlocuteur, distingue votre proposition des autres sans rien ajouter de commercial. Elle dit seulement que le dossier compte pour vous, ce que le client retient en comparant les offres. Pour ouvrir de nouveaux dossiers, voir le modèle de lettre de prospection B2B.