La lettre manuscrite du cabinet de recrutement et du chasseur de têtes

Un cabinet de recrutement travaille pour deux publics à la fois : les entreprises qui lui confient une recherche, et les candidats qu'il approche, rencontre, présente ou écarte. Sa réputation se forme auprès des deux. La lettre manuscrite d'un cabinet de recrutement trouve sa place aux moments où un message de plus se perdrait : l'approche directe d'un dirigeant que tout le monde sollicite, la réponse à un candidat qui a fait tout le parcours, le remerciement à un client satisfait. Cette page décrit ces moments, propose deux modèles à adapter, et explique comment Apolines fait tracer ces courriers à la plume et à l'encre.

Ce que vit un cabinet, entre le client et le candidat

Les profils que l'on cherche le plus sont rarement disponibles. Ils sont en poste, ils réussissent, et ils reçoivent chaque semaine des messages de recruteurs sur les réseaux professionnels, des appels sur leur ligne directe, des courriels qui se ressemblent tous. Beaucoup ne répondent plus. Le consultant qui veut être lu doit d'abord se distinguer de ce bruit, sans rien perdre de sa crédibilité.

Une mission dure longtemps et compte de nombreux candidats pour un seul retenu. Ceux qui ne sont pas choisis se souviennent de la manière dont on les a traités, souvent mieux que du poste lui-même. Ils seront, demain, des candidats pour une autre recherche, ou les dirigeants qui confieront la suivante.

Le client, lui, juge le cabinet sur le recrutement réussi, mais aussi sur ce qui se passe ensuite : la personne recrutée s'installe-t-elle bien, le cabinet prend-il de ses nouvelles ?

Une question de discrétion

Une lettre d'approche arrive le plus souvent au bureau. Elle peut être ouverte par une assistante ou posée sur un bureau partagé. Elle ne doit donc rien exposer : pas de nom d'entreprise cliente, pas d'intitulé de poste qui trahirait une recherche, aucune mention sur l'enveloppe autre que le nom et l'adresse. Le texte propose un échange ; il ne révèle rien.

L'origine des adresses

Avant d'écrire, le cabinet doit savoir d'où vient chaque adresse et s'assurer que l'usage qu'il en fait respecte les règles sur les données personnelles qui s'appliquent à lui. C'est à lui d'en juger, avec ses conseils ; cette page ne prétend rien en dire. La prudence conseille de s'en tenir aux coordonnées professionnelles, et de ne jamais écrire au domicile d'une personne qui ne l'a pas proposé.

Les moments où la lettre manuscrite compte pour un cabinet de recrutement

L'approche directe d'un dirigeant très sollicité

C'est l'usage le plus évident. Là où une invitation sur un réseau se refuse d'un geste, une lettre tracée à la plume, à son nom, se lit jusqu'au bout. Elle ne remplace pas l'appel : elle le prépare, en donnant à la personne le temps de réfléchir avant de répondre.

Le candidat non retenu, après la dernière étape

Un candidat qui a passé plusieurs entretiens, rencontré le client, parfois préparé un cas, mérite mieux qu'un message de deux lignes. Une lettre après l'appel qui lui a annoncé la décision dit le respect du cabinet pour le temps qu'il a donné.

La prise de poste du candidat placé

Quand le candidat retenu prend ses fonctions, un mot de félicitations du consultant qui l'a accompagné marque la fin d'une aventure commune et ouvre une relation durable. Nos modèles de lettre de félicitations professionnelles proposent des tournures pour une nomination.

Le client, quelques mois après un recrutement réussi

Écrire au dirigeant qui a confié la mission, une fois la personne recrutée bien installée, est une façon de remercier sans rien demander. C'est aussi le meilleur moment pour que la mission suivante vienne naturellement.

Prospecter une entreprise

Pour présenter le cabinet à une entreprise qu'il ne connaît pas encore, la lettre suit les règles de toute prospection : un destinataire précis, une raison d'écrire maintenant, une seule proposition. Voyez nos modèles de lettre de prospection B2B.

Deux modèles à adapter

Les éléments entre crochets se remplacent par ce que le cabinet sait de chaque personne. Sobriété et précision valent mieux qu'un long éloge.

Approche directe d'un cadre en poste

Madame [Nom],

Je vous écris plutôt que de vous appeler à votre bureau, par discrétion.

Je conduis une recherche confidentielle pour un poste de [fonction], et votre parcours chez [Société], en particulier [réalisation connue publiquement], m'a conduit jusqu'à vous.

J'ignore si vous envisagez un changement, et cette lettre ne vous engage à rien. Si vous acceptez d'en parler une demi-heure, au moment et à l'endroit qui vous conviendront, vous pouvez me joindre à [adresse e-mail].

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]
[Fonction], [Société]

Au candidat non retenu, après la dernière étape

Cher Monsieur [Nom],

Je vous ai annoncé par téléphone que notre client avait retenu une autre candidature pour le poste de [fonction]. Je tenais à vous écrire aussi.

Vous êtes allé jusqu'au bout d'un processus exigeant, et le choix final s'est joué sur des éléments qui tiennent au contexte de l'entreprise plus qu'à vos qualités. La qualité de votre préparation et la franchise de nos échanges m'ont marqué.

Je serais heureux de rester en contact avec vous pour les recherches à venir.

Avec mes sentiments les meilleurs,

[Signature]
[Fonction], [Société]

Comment Apolines s'y prend

Apolines est un atelier de correspondance manuscrite pour les entreprises, à Paris. Chaque lettre et chaque carte y est réellement tracée à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, puis mise sous pli par notre atelier ; l'écriture n'est jamais imprimée.

• Le consultant compose à l'écran. Le texte s'affiche aussitôt dans l'écriture qui sera tracée. Une lettre d'approche se compose pour un seul destinataire ; les variables {{prenom}} et {{entreprise}} servent quand le même texte part à plusieurs personnes.
• Une personne, ou une liste. Un seul destinataire, ou un fichier Excel ou CSV pour écrire aux clients du cabinet ou à des entreprises que l'on prospecte.
• Chaque courrier se valide. L'aperçu de chaque lettre se relit avant qu'elle soit tracée. Rien ne part sans cet accord.
• Un format pour chaque usage. La lettre A4, pliée en trois sous enveloppe DL, pour une approche directe ; la carte de correspondance DL (105 × 210 mm) pour remercier un client ou un candidat ; la carte A6 (105 × 148 mm) et son enveloppe C6 pour des félicitations.
• L'adresse aussi. Par défaut, le nom et l'adresse du destinataire sont tracés à la plume sur l'enveloppe.
• Une écriture pour le consultant. Plusieurs écritures manuscrites sont prêtes à l'emploi, et un profil d'écriture propre peut être créé pour un signataire ; il n'est alors utilisé pour personne d'autre.
• Deux façons de livrer. Le cabinet reçoit les courriers prêts à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Le prix se compte à l'unité, sans abonnement ; les tarifs sont hors taxes et un devis est établi sur demande. Pour peser la lettre contre le courriel, voyez lettre manuscrite ou e-mail ; pour la lettre elle-même, lettre manuscrite pour l'entreprise.

Questions fréquentes

Une lettre d'approche n'est-elle pas trop lente face à un appel ?

Elle ne le remplace pas, elle le prépare. La personne approchée a lu la lettre, elle sait qui l'appellera et pourquoi ; l'appel qui suit commence sur un autre ton.

Peut-on écrire à un candidat à son domicile ?

C'est au cabinet d'apprécier, avec ses conseils, ce que les règles sur les données personnelles lui permettent ; Apolines ne donne pas d'avis sur ce point. Par prudence, mieux vaut s'en tenir aux coordonnées professionnelles, sauf si la personne a elle-même donné une autre adresse.

Le consultant peut-il signer de son nom ?

Oui. La signature et la fonction en pied de lettre sont celles du consultant, et un profil d'écriture propre peut être créé pour lui ; il n'est alors utilisé pour personne d'autre.