Des enveloppes adressées à la plume, au nom de chaque destinataire

Une enveloppe adressée à la main, en entreprise, est souvent la seule partie du courrier que le destinataire voit avant de décider de l'ouvrir. Chez Apolines, l'adresse de l'enveloppe est tracée par défaut à la plume elle aussi, à l'encre, au nom de la personne à qui vous écrivez. Vous n'avez pas à adresser vos enveloppes vous-même, ni à choisir entre le soin et le nombre : l'adresse vient de votre fichier, que vous relisez avant l'envoi.

L'enveloppe, première chose que l'on voit

Avant d'être lu, un courrier d'entreprise est trié. À l'accueil, au service courrier ou sur le bureau d'un assistant de direction, quelqu'un répartit chaque matin ce qui arrive : les factures vers la comptabilité, les publicités vers la pile que l'on regardera plus tard, les plis personnels vers la personne dont ils portent le nom. Ce tri se fait en un regard, et il se fait sur l'enveloppe.

Une étiquette blanche, une fenêtre, une adresse imprimée en capitales annoncent un envoi en nombre. Un nom et une fonction tracés à la plume disent l'inverse : quelqu'un écrit à cette personne-là. On hésite à ouvrir à sa place un pli qui lui est adressé de cette façon, et on le lui remet tel quel.

Le destinataire, lui, refait le même tri, en un instant. L'enveloppe ne décide pas de sa réponse ; elle décide surtout si la carte ou la lettre qu'elle contient sera lue. Une carte soignée sous une enveloppe à étiquette perd une partie de ce qu'elle voulait dire avant même d'être sortie du pli.

Les envois où l'enveloppe adressée à la plume compte le plus

Toutes les correspondances n'attendent pas la même chose de leur enveloppe. Elle pèse davantage quand le courrier arrive parmi beaucoup d'autres, ou quand il doit atteindre une personne précise.

• Les invitations. Une invitation se reconnaît à son enveloppe : l'invité sait, avant de l'ouvrir, que c'est lui que l'on attend. Les textes se trouvent dans nos modèles de lettre d'invitation.
• Les vœux. En fin d'année, les bureaux reçoivent des enveloppes par dizaines, presque toutes semblables. Celle dont l'adresse est tracée à la plume sort de la pile : voir nos cartes de vœux manuscrites.
• Les remerciements. Un merci sous une enveloppe à étiquette ressemble à une relance commerciale. Adressé à la plume, il est ouvert comme un mot personnel, ce qu'il est.
• La prospection. Pour écrire à un dirigeant que vous ne connaissez pas encore, l'enveloppe doit franchir le premier tri sans être rangée parmi les sollicitations. C'est l'usage le plus exigeant, et celui où l'adresse doit être la plus exacte.

L'enveloppe suit le format du courrier

L'enveloppe suit le courrier qu'elle accompagne. Son adresse est tracée à la plume par défaut ; si vous le préférez, vous pouvez choisir une adresse imprimée en préparant votre modèle. Par exemple :

• la carte A6 (105 × 148 mm) part dans une enveloppe C6 à rabat pointu ;
• la carte de correspondance DL (105 × 210 mm), le format de la correspondance d'affaires, part dans une enveloppe DL ;
• la lettre A4, pliée en trois, part elle aussi dans une enveloppe DL.

Le détail des formats figure sur les pages carte manuscrite d'entreprise et lettre manuscrite d'entreprise.

Préparer votre fichier d'adresses

Vous importez vos destinataires depuis un fichier Excel ou CSV. L'enveloppe reprend ce que contient ce fichier : le soin que vous mettez à le préparer se lit ensuite sur chaque pli.

Une ligne par personne, une colonne par information

Prévoyez une colonne pour chaque élément de l'adresse, plutôt qu'une seule cellule qui les mélange :

• la civilité, le prénom et le nom ;
• la fonction, quand elle aide le courrier à trouver son destinataire dans une grande maison ;
• le nom de la société ;
• le numéro et la voie ;
• un complément utile : bâtiment, étage, service ;
• le code postal et la ville.

Le prénom et le nom de la société servent aussi au message : ils alimentent les variables {{prenom}} et {{entreprise}} du texte de la carte ou de la lettre.

Écrire en toutes lettres

Une abréviation qui passe inaperçue dans un tableur se voit sur une enveloppe tracée à la plume. « Dir. gén. », « Sté », « Bd » ou « Av. » se comprennent, mais ils rappellent l'étiquette que vous cherchez justement à éviter ; « St » peut désigner un saint comme une sainte. Écrivez « directeur général », « boulevard », « avenue », « Saint-Germain » : l'adresse y gagne en clarté et en allure.

Respecter les noms

Gardez les accents et les majuscules à leur place : « Hélène Lefèvre » et non « HELENE LEFEVRE ». Un fichier exporté tout en capitales donne une enveloppe qui parle fort. Vérifiez l'orthographe des noms propres, la particule, le trait d'union d'un prénom composé : c'est ce qu'un destinataire remarque en premier, et ce qu'il pardonne le moins.

Faire le ménage avant l'import

Retirez les doublons, en particulier la même personne inscrite deux fois sous deux orthographes. Vérifiez que chacun occupe encore le poste et l'adresse indiqués : une enveloppe adressée à la plume à quelqu'un qui a quitté la société perd tout son effet. Quand une adresse est incomplète, mieux vaut la compléter ou retirer la ligne que laisser partir un pli qui risque de revenir.

Vérifier chaque enveloppe avant qu'elle soit tracée

Rien n'est tracé sans que vous l'ayez vu. En préparant votre modèle, une vue montre l'enveloppe et la place de l'adresse ; puis, pour chaque destinataire, vous validez l'aperçu du courrier. C'est le moment de repérer une ville mal placée, un nom tronqué, une ligne vide au milieu de l'adresse.

Une fois les aperçus validés, notre atelier trace chaque carte ou chaque lettre, et par défaut son enveloppe, à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, puis met le tout sous pli. Vous recevez les courriers prêts à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Trois conseils pour une enveloppe qui sera ouverte

• Adressez à une personne, pas à un service. « Madame Claire Martin, directrice des achats » est remis à quelqu'un ; « Service achats » attend qu'on le réclame.
• Soignez la ligne du nom. La civilité, le prénom et le nom en entier : « Monsieur Paul Lambert » plutôt que « M. P. LAMBERT ». C'est la première ligne que l'on lit, et celle qui dit que le pli est personnel.
• Choisissez la bonne adresse. Pour un dirigeant, celle du bureau où il travaille vraiment ; pour un associé, celle de son cabinet. Mieux vaut quelques lignes justes qu'un fichier complet mais vieilli.

Questions fréquentes

L'adresse est-elle tracée à la plume sur chaque enveloppe ?

Par défaut, oui : l'adresse est tracée à la plume et à l'encre, comme le courrier qu'elle contient. Elle est propre à chaque destinataire et reprend les informations de votre fichier. Si vous le préférez, vous pouvez choisir une adresse imprimée en préparant votre modèle.

Quel fichier faut-il préparer ?

Un fichier Excel ou CSV, avec une ligne par destinataire et une colonne par information : civilité, prénom, nom, fonction, société, adresse, code postal et ville. Plus les colonnes sont nettes, plus l'enveloppe est juste.

Peut-on corriger une adresse avant l'envoi ?

Oui. Vous validez l'aperçu de chaque courrier avant qu'il soit tracé. Si une adresse est fausse ou incomplète, corrigez-la dans votre fichier avant de valider : rien n'est tracé sans votre accord.

Faut-il indiquer la fonction du destinataire ?

Ce n'est pas obligatoire, mais c'est utile dans une société d'une certaine taille. La fonction aide le courrier à trouver la bonne personne, et montre que vous savez à qui vous écrivez.