Lettre d'invitation à une conférence de presse

Une invitation à une conférence de presse s'adresse à des lecteurs pressés. Les journalistes reçoivent chaque semaine un grand nombre de sollicitations, presque toutes par e-mail, presque toutes construites de la même façon. Ils y cherchent trois choses : ce qui sera annoncé, qui le dira, et pourquoi cela mérite de se déplacer plutôt que d'attendre le communiqué.

La lettre d'invitation à une conférence de presse ne remplace pas le dossier de presse : elle le précède. Adressée nommément à la personne qui couvre votre secteur, tracée à la plume et à l'encre, elle a une qualité rare sur un bureau de rédaction : on voit tout de suite qu'elle n'a pas été envoyée à toute une liste.

Ce qu'une invitation presse doit contenir

Le journaliste doit pouvoir décider en lisant la lettre une seule fois. Elle donne donc :

• l'objet de l'annonce, assez précis pour juger de son intérêt, sans livrer l'information elle-même ;
• les porte-parole présents, avec leur fonction : c'est souvent leur nom qui fait venir ;
• la date, l'heure et la durée, car une conférence de presse se glisse entre deux bouclages ;
• le lieu, avec un mot sur l'accès s'il n'est pas évident ;
• ce qui sera possible sur place : entretiens individuels, visite, photographies ;
• la personne à qui répondre, nommée, avec son adresse e-mail.

Si l'information est sous embargo jusqu'à une heure précise, dites-le dans l'invitation. Le cadre général des invitations professionnelles est décrit sur la page invitation manuscrite pour les entreprises ; les soirées et dîners ont leurs propres modèles de lettre d'invitation à un événement.

Six modèles de lettre d'invitation à une conférence de presse

Le lancement d'un produit

Madame,

Le [date], à [heure], [Société] présentera [nature du produit, en une phrase] lors d'une conférence de presse à [lieu, Ville].

[Prénom] [Nom], [fonction], en exposera les choix et répondra à vos questions. Le produit pourra être vu et essayé sur place, et des entretiens individuels sont possibles à l'issue de la présentation.

Pourriez-vous confirmer votre venue avant le [date] auprès de [Prénom] [Nom], à [adresse e-mail] ?

Avec mes salutations les meilleures,

[Signature]

La présentation des résultats annuels

Monsieur,

[Société] présentera ses résultats de l'exercice [année] le [date], à [heure], à [lieu].

[Prénom] [Nom], [fonction], et [Prénom] [Nom], [fonction], commenteront l'année écoulée et les orientations retenues pour la suivante. La présentation sera suivie d'un temps d'échange.

Les documents seront remis sur place et adressés ensuite à ceux qui n'auront pas pu venir. Votre réponse est attendue avant le [date] à [adresse e-mail].

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées.

[Signature]

La nomination d'un dirigeant

Madame,

Le conseil de [Société] a nommé [Prénom] [Nom] au poste de [fonction]. [Il ou elle] prendra ses fonctions le [date].

Nous serions heureux de vous présenter [Prénom] [Nom] le [date], à [heure], à [lieu], lors d'une rencontre avec la presse. [Prénom] y dira comment [il ou elle] envisage ses premiers mois et répondra à vos questions.

Merci de nous indiquer avant le [date] si vous serez présente.

Bien cordialement,

[Signature]

Une inauguration

Monsieur,

Le [date], [Société] inaugure [le lieu : son nouveau site, son atelier, son siège] à [Ville]. Une conférence de presse ouvrira la journée, à [heure].

[Prénom] [Nom], [fonction], présentera le projet, puis une visite sera proposée aux journalistes avant l'arrivée des invités.

Pour organiser votre accueil, pourriez-vous répondre avant le [date] à [adresse e-mail] ?

Avec mes salutations les meilleures,

[Signature]

L'annonce d'un partenariat

Madame,

[Société] et [Société partenaire] annonceront ensemble le [date], à [heure], [l'objet du partenariat, en une phrase].

Les deux dirigeants, [Prénom] [Nom] et [Prénom] [Nom], seront présents à [lieu] pour en présenter les termes et répondre à vos questions. L'information est sous embargo jusqu'au [date], [heure].

Votre réponse est attendue avant le [date] auprès de [Prénom] [Nom], [adresse e-mail].

Bien à vous,

[Signature]

La relance avant la date

Monsieur,

Je me permets de revenir vers vous au sujet de la conférence de presse de [Société], le [date] à [heure], consacrée à [objet].

Il est encore temps de vous inscrire, et [Prénom] [Nom] a prévu du temps pour des entretiens individuels. Si la date ne vous convient pas, nous pouvons vous adresser les documents ou organiser un échange à un autre moment.

Il vous suffit de répondre à [adresse e-mail].

[Signature]

Les conseils

• Une invitation par journaliste, à son nom. Écrivez à la personne qui suit votre secteur, pas à « la rédaction ». Deux journalistes d'un même titre reçoivent chacun leur lettre, chacun avec la phrase qui le concerne : un article qu'il a écrit, la rubrique qu'il tient.
• Annoncez assez pour donner envie, pas assez pour dispenser de venir. Si la lettre contient toute l'information, le journaliste écrira depuis son bureau. Gardez pour le jour même les chiffres, la démonstration, la personne à rencontrer.
• Soignez l'enveloppe autant que la lettre. C'est elle qui passe la première sur le bureau d'une rédaction. Une adresse tracée à la plume se remarque avant même l'ouverture ; la page enveloppes adressées à la plume explique comment elle se prépare.

Des invitations presse tracées à la plume

Avec Apolines, vous écrivez l'invitation une fois, puis vous la déclinez pour chaque journaliste de votre liste, importée depuis un fichier Excel ou CSV : la variable {{prenom}} place le prénom, {{entreprise}} le nom du titre. Le texte s'affiche à l'écran dans l'écriture qui sera tracée, et vous validez l'aperçu de chaque invitation avant que notre atelier la trace à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, l'enveloppe adressée à la plume elle aussi. Pour un carton court, la carte C6 sous enveloppe C6 convient ; pour une invitation plus détaillée, la carte de correspondance DL 106 × 213 mm, présentée sur la page carte manuscrite pour les entreprises. Vous recevez les invitations prêtes à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Questions fréquentes

Une invitation à une conférence de presse doit-elle être une lettre ou une carte ?

Les deux se font. La carte, courte, convient quand l'objet tient en une phrase et que le nom de l'intervenant suffit à convaincre. La lettre convient quand il faut expliquer pourquoi l'annonce compte, ou présenter une personne que la presse ne connaît pas encore.

Faut-il envoyer aussi l'invitation par e-mail ?

Beaucoup d'attachés de presse doublent la lettre d'un e-mail portant les informations pratiques, pour que le journaliste puisse les retrouver et les transmettre. La lettre reste celle que l'on remarque ; l'e-mail sert de pense-bête.

Que faire pour les journalistes qui ne sont pas venus ?

Adressez-leur les documents le jour même, avec un mot proposant un entretien.