Expert-comptable : la lettre client, tracée à la plume

Un cabinet d'expertise comptable connaît ses clients mieux que presque personne : leurs comptes, leurs échéances, leurs bonnes et leurs mauvaises années. Pourtant, ce qu'un expert-comptable envoie à ses clients tient surtout de la procédure : pièces à fournir, rappels, états financiers. Une lettre client pensée pour la personne, et non pour le dossier, est un moyen de fidélisation que l'on oublie souvent. Cette page recense les moments où ce courrier compte, propose deux modèles à adapter, et explique comment Apolines le fait tracer à la plume et à l'encre.

Ce que vit un cabinet comptable au fil de l'année

L'année d'un cabinet suit le calendrier de ses clients : les déclarations, les clôtures, les assemblées, la période fiscale. Les collaborateurs enchaînent les dossiers, les échanges se font par courriel et par dépôt de pièces en ligne, et le client finit par voir son cabinet comme un prestataire parmi d'autres.

Le chef d'entreprise attend pourtant autre chose de son expert-comptable : un regard extérieur, un conseil, quelqu'un qui connaît son histoire. Il a souvent créé sa société avec l'aide du cabinet, et il l'a vue grandir sous ses yeux. Quand un autre cabinet le sollicite, ce n'est pas le tarif qui le retient, c'est ce lien.

Le cabinet est aussi un carrefour. Il travaille avec les banquiers, les notaires, les avocats et les conseillers en gestion de patrimoine de ses clients. Beaucoup de missions nouvelles naissent de ces échanges, ou de la recommandation d'un chef d'entreprise satisfait à un autre.

Une réserve, une seule

L'expertise comptable est une profession réglementée. C'est au cabinet d'apprécier ce que ses courriers peuvent dire, et cette page n'affirme rien sur ses règles. Les lettres décrites ici remercient, accueillent, saluent ; elles ne vendent aucune mission.

Les moments où la lettre client de l'expert-comptable compte

Après la lettre de mission

La lettre de mission fixe le cadre ; elle ne souhaite pas la bienvenue. Un courrier personnel, quelques jours après sa signature, présente le collaborateur qui suivra le dossier et dit au client comment joindre le cabinet. Les modèles de lettre de bienvenue pour un nouveau client proposent plusieurs variantes.

À la clôture des comptes

Une fois les comptes arrêtés et approuvés, le client souffle. C'est le moment d'un mot qui le remercie de sa réactivité pendant la période de clôture, et qui salue l'exercice écoulé, qu'il ait été bon ou difficile. Pour une jeune entreprise, la première clôture mérite à elle seule un courrier.

L'anniversaire de la création de l'entreprise

Le cabinet connaît la date d'immatriculation de chaque société qu'il suit. Cinq ans, dix ans d'existence : pour un créateur, ces dates comptent beaucoup, et rares sont ceux qui pensent à les lui rappeler. Les modèles de carte d'anniversaire client en donnent d'autres formulations.

Les vœux du cabinet

Les vœux sont souvent le seul courrier de l'année qui ne demande rien au client. Tracés à la plume et à son nom, ils se distinguent des cartes imprimées reçues en nombre au mois de janvier.

Le remerciement d'une recommandation

Un client qui recommande son expert-comptable à un autre chef d'entreprise fait au cabinet le plus beau compliment qui soit. Il mérite une lettre, signée de l'associé qui suit son dossier, discrète sur la personne présentée.

L'annonce d'un nouvel interlocuteur

Un collaborateur part, un autre reprend le portefeuille : pour le client, c'est une source d'inquiétude. Une lettre de l'associé, puis un mot du nouveau collaborateur, la dissipent. Les modèles de lettre de changement d'interlocuteur aident à la rédiger.

Deux modèles à adapter

Les crochets se remplacent par ce que le cabinet sait réellement du client. Pas de chiffre, pas d'offre de mission : ces lettres parlent de l'entreprise et de la personne qui la dirige.

Après la première clôture des comptes

Madame [Nom],

Les comptes du premier exercice de [Société] ont été approuvés le [date]. C'est une étape que vous attendiez, et je tenais à vous en féliciter.

Je vous remercie aussi pour votre réactivité pendant ces semaines de clôture : vos réponses rapides ont beaucoup facilité notre travail.

Nous ferons le point sur l'exercice qui commence lors de notre prochain rendez-vous. D'ici là, [Prénom du collaborateur] reste votre interlocuteur au quotidien.

Bien cordialement,

[Signature]
Expert-comptable associée, [Société]

Pour les dix ans de l'entreprise d'un client

Cher Monsieur [Nom],

Il y a dix ans, le [date], [Société] était immatriculée. Je me souviens de nos premiers échanges, quand le projet tenait encore dans [un carnet et un plan de financement].

Depuis, l'entreprise a [grandi, recruté, traversé des années contrastées], et vous l'avez toujours menée avec la même détermination.

Toute l'équipe du cabinet se joint à moi pour vous souhaiter un bel anniversaire d'entreprise, et beaucoup d'autres à venir.

Avec mes sentiments les meilleurs,

[Signature]
Expert-comptable, [Société]

Comment Apolines accompagne un cabinet comptable

Apolines, atelier parisien, fait de la correspondance manuscrite pour les entreprises : les cartes et les lettres sont tracées à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, et mises sous pli dans notre atelier. Pour l'écriture, pas de police d'imprimerie.

• Composer comme on écrit un courriel. Le cabinet saisit son texte à l'écran et le voit tout de suite dans l'écriture qui sera tracée. {{prenom}} et {{entreprise}} placent le nom du client et de sa société dans chaque exemplaire.
• Partir de sa liste. Pour les vœux ou une annonce, il suffit d'un fichier Excel ou CSV ; chaque client reçoit son courrier, à son nom. Pour une clôture, une lettre unique se compose tout aussi bien.
• Valider avant le tracé. L'aperçu de chaque courrier se relit et s'approuve ; aucun n'est tracé sans cette validation.
• Choisir le format. Carte A6 (105 × 148 mm) et enveloppe C6 pour un anniversaire d'entreprise ; carte de correspondance DL (105 × 210 mm) et enveloppe DL, le format de la correspondance d'affaires, pour un remerciement ; lettre A4 pliée en trois pour une annonce.
• Une adresse à l'encre. Sur l'enveloppe, l'adresse du client est tracée à la plume, comme le message.
• Une écriture à l'image du cabinet. Plusieurs écritures manuscrites sont prêtes à l'emploi ; un profil d'écriture peut aussi être créé pour le cabinet ou pour un associé, et il ne sert à personne d'autre.
• Recevoir ou faire poster. Les courriers arrivent au cabinet prêts à partir, ou l'atelier se charge de les envoyer.

Le prix s'entend à l'unité, sans abonnement, hors taxes ; un devis est établi sur demande. Pour la carte comme format, voyez la page carte manuscrite pour l'entreprise.

Questions fréquentes

Quels courriers un expert-comptable peut-il adresser à ses clients sans rien leur proposer ?

Les courriers de relation : bienvenue après la lettre de mission, remerciement à la clôture, vœux, anniversaire d'entreprise, remerciement d'une recommandation. C'est au cabinet de juger de ce que les règles de sa profession lui permettent ; Apolines ne donne pas d'avis sur ce point.

Faut-il un texte différent pour chaque client ?

Pour les vœux, un texte commun, personnalisé par le nom et la société, suffit souvent, surtout s'il porte une phrase propre à chacun. Pour une clôture ou un anniversaire d'entreprise, mieux vaut une lettre pensée pour ce seul client.

Qui signe les lettres du cabinet ?

De préférence l'associé qui suit le dossier, ou le collaborateur que le client connaît. Un profil d'écriture peut être créé pour un signataire ; il n'est utilisé pour personne d'autre.