Comment passer le barrage de la secrétaire, sans mentir

Comment passer le barrage de la secrétaire ? La question revient chez tous ceux qui prospectent par téléphone : on appelle un dirigeant, et une voix aimable demande de quoi il s'agit. Le premier réflexe est de chercher une astuce. Le second, plus utile, est de comprendre ce que fait cette personne. Ce guide explique pourquoi le barrage existe, ce qui fonctionne honnêtement, ce qu'il vaut mieux ne jamais dire, et comment le courrier offre une autre porte, sans ruse.

Pourquoi le barrage existe : c'est un métier, pas un obstacle

L'assistante ou l'assistant d'un dirigeant garde un agenda qui n'est pas extensible. Il ou elle sait quels rendez-vous comptent cette semaine, ce que le dirigeant attend de savoir, et ce qu'il ne veut plus entendre. Filtrer fait partie du poste : on le lui demande, et c'est souvent lui ou elle qui répond de la journée devant son responsable.

Deux choses en découlent.

• Vous n'avez pas à le contourner. Un appel qui cherche à passer « malgré » l'assistant le range tout de suite parmi les sollicitations à écarter.
• Il ou elle décide de bonne foi. Si votre raison d'appeler est claire et crédible, le transfert est un service rendu à son patron. Si elle est floue, refuser est la réponse professionnelle.

Ce qui marche honnêtement au téléphone

Aucune de ces habitudes n'est un procédé. Elles tiennent à une idée : donner à l'assistant de quoi décider vite.

• Avoir le bon nom. Demander « le directeur » ou « la personne en charge des achats » invite à répondre par un renvoi vers le standard. Un prénom, un nom et une fonction, relevés au préalable, montrent que vous ne démarchez pas au hasard. Sur la façon de trouver ces informations, voir plus bas.
• Dire qui vous êtes et pourquoi, en deux phrases. Votre nom, votre société, puis la raison précise : ce que vous voulez de cette personne, en quoi cela concerne son entreprise. Pas de formule générale sur « une solution innovante ».
• Demander ce qui est facile à accorder. Un échange court, une réponse à une question, la bonne personne à qui s'adresser. Une demande modeste se transmet ; une demande lourde se refuse.
• Demander le bon moment, pas la ligne. « À quel moment puis-je la joindre ? » ou « Préférez-vous que je rappelle ou que j'écrive ? » vous donne une information réelle et laisse à l'assistant la maîtrise de l'agenda, ce qu'il apprécie.
• Faire de l'assistant un allié. Remerciez, retenez son prénom, notez ce qu'il ou elle vous a conseillé et reprenez-le au prochain appel : « Vous m'aviez suggéré de rappeler en début de semaine. » Une relation courtoise et régulière ouvre plus de portes qu'une insistance.

Un exemple d'appel honnête

Vous : Bonjour, Camille Lambert, de la société [Société]. Je souhaiterais parler à Madame Durand au sujet de [sujet précis].

L'assistante : C'est à quel propos exactement ?

Vous : Je voudrais lui proposer [une chose précise] pour [son entreprise]. Je ne veux pas lui prendre son temps sans raison : quel serait le meilleur moment pour la joindre, ou préférez-vous que je lui écrive ?

La dernière question compte : elle donne à l'assistant deux sorties acceptables.

Ce qu'il ne faut pas faire

La tentation de gagner du temps par un détour est réelle, et elle se paie. Une fois démasqué, on ne revient pas.

• Mentir sur un lien. « C'est personnel », « elle m'attend », « nous nous connaissons » : si le dirigeant dément, vous avez trompé son assistant devant lui, et vous perdez les deux.
• Se faire passer pour un client. Prétendre appeler au sujet d'un contrat en cours ou d'une commande fausse la relation avant qu'elle commence, et peut engager votre société.
• Prétendre à une urgence. « C'est urgent » sans raison nommée est la phrase que tout assistant a apprise à entendre.
• Contourner par un numéro détourné. Une ligne directe ou un mobile obtenus pour éviter le standard disent que vous n'avez pas respecté l'organisation de la personne.

Voici le même contraste en deux phrases.

Phrase à bannir : « Je rappelle suite à son message, c'est pour un dossier en cours. »

Phrase à préférer : « Je ne l'ai encore jamais eue au téléphone. Je souhaite lui présenter [une chose précise] ; puis-je lui laisser un mot ? »

Trouver la bonne personne avant d'appeler

Un appel va plus loin quand on sait exactement qui l'on cherche. Pour savoir comment trouver un dirigeant d'entreprise, quelques sources suffisent, toutes publiques :

• le site de l'entreprise, ses pages équipe, ses mentions légales, ses communiqués ;
• les registres publics des sociétés, qui donnent le nom des dirigeants et l'adresse du siège ;
• les annonces de nominations dans la presse professionnelle et les profils professionnels en ligne ;
• les échanges de salon, quand une carte de visite a été remise.

Les règles sur les données personnelles sont rappelées dans notre guide du courrier de prospection et de la protection des données.

Le courrier, une autre porte

Quand le téléphone se heurte au filtre, le courrier ne l'affronte pas : il passe par un autre chemin, celui de l'adresse professionnelle. Une lettre à son nom, avec sa fonction, est le plus souvent un pli que l'assistant ouvre, trie et dépose : il s'agit de courrier, pas d'une sollicitation de plus à arbitrer en direct. L'assistant n'a pas à décider si le dirigeant a le temps ; il juge seulement si ce pli lui est destiné.

Ce qui rend la lettre transmissible tient à peu de choses.

• Un nom et une fonction exacts sur l'enveloppe, qui montrent que le pli est personnel et pas adressé à un service. Notre page sur les enveloppes adressées à la plume détaille ce point.
• Une lettre brève, qui dit tout de suite pourquoi. Une page, une seule demande, facile à accorder. Des textes de départ figurent dans notre modèle de lettre de prospection B2B.
• Une écriture qui se distingue d'une circulaire. Selon La Poste - Ipsos (BALmétrie, 5ᵉ vague, 2025), 96 % des courriers reçus à domicile sont lus. Le chiffre concerne le domicile, pas l'entreprise : il dit seulement que le courrier garde son public.

Le téléphone n'est pas pour autant abandonné. Le plus efficace est souvent de combiner : écrire, puis appeler en faisant référence au pli : « Je vous ai adressé un courrier il y a quelques jours ; l'a-t-il bien reçu ? » L'assistant sait alors de quoi il s'agit. La méthode complète figure dans notre guide de la lettre manuscrite de prospection ; pour le choix du canal, voir lettre manuscrite ou LinkedIn.

Ce que fait Apolines

Apolines est un atelier de correspondance manuscrite pour les entreprises, installé à Paris. Vous composez votre lettre à l'écran, avec des variables comme {{prenom}} et {{entreprise}}, et vous importez la liste de vos destinataires depuis un fichier Excel ou CSV. Vous voyez le texte dans l'écriture qui sera tracée et vous validez l'aperçu de chaque courrier avant qu'il le soit.

La lettre est ensuite réellement tracée à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, mise sous pli par notre atelier, et l'adresse de l'enveloppe est tracée à la plume elle aussi. Vous recevez les courriers prêts à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi. Les formats sont présentés sur la page lettre manuscrite pour entreprise.

Questions fréquentes

Est-il malhonnête de chercher à joindre un dirigeant sans passer par son assistant ?

Non, tant que vous respectez son rôle. Demander le bon moment, laisser un message ou écrire n'ont rien de déloyal. La malhonnêteté commence quand on déforme la raison de l'appel ou le lien que l'on prétend avoir.

Que répondre quand on me demande « c'est à quel sujet ? »

Dites la vérité, en deux phrases : qui vous êtes et ce que vous souhaitez. Une réponse nette est plus facile à transmettre qu'une réponse vague, même si le sujet est commercial.

Faut-il écrire avant d'appeler, ou l'inverse ?

Les deux ordres existent. Écrire d'abord donne à l'appel un point d'appui que l'assistant reconnaît ; appeler d'abord permet de recueillir le bon nom et le bon moment avant d'envoyer le pli. Choisissez selon que vous disposez déjà ou non de ces informations.

Une lettre manuscrite passe-t-elle forcément le filtre ?

Aucune promesse là-dessus. Une lettre adressée à une personne précise, claire sur son objet, a simplement plus de chances d'être transmise qu'un pli anonyme. Le reste dépend de la pertinence de votre proposition pour son destinataire.