Modèle de lettre d'invitation à un événement professionnel

Une lettre d'invitation à un événement professionnel arrive avant l'événement lui-même, et c'est elle qui décide de la suite. Soirée clients, inauguration de nouveaux locaux, conférence privée, dîner en petit comité, journée portes ouvertes : selon la façon dont elle est écrite, la date sera bloquée dans l'agenda ou laissée de côté.

Une invitation reçue par e-mail rejoint toutes celles de la semaine. Une lettre posée sur un bureau, adressée à son nom, se garde jusqu'au jour dit. Manuscrite et adressée au nom de chaque invité, elle annonce déjà le ton de la soirée : un moment préparé pour cette personne, pas une liste de diffusion.

Les modèles ci-dessous sont à adapter. Remplacez les crochets, gardez le registre, et ajoutez une phrase qui ne vaut que pour la personne qui la lira.

Cinq modèles de lettre d'invitation à un événement professionnel

Une soirée clients en fin d'année

Chère [Prénom],

Chaque année, nous aimons réunir les personnes avec qui nous avons travaillé de près. Cette fois, ce sera le [date], à partir de [heure], au [lieu].

Rien de solennel : un verre, quelques mots de notre part, et le plaisir de vous voir ailleurs qu'en réunion. Le projet [projet], que nous avons mené ensemble cette année, mérite bien qu'on le salue.

Un mot de réponse avant le [date] nous permettra de vous accueillir comme il se doit.

Avec toute mon amitié,

[Signature]

L'inauguration de nouveaux locaux

Madame [Nom],

Après plusieurs mois de travaux, [Société] s'installe au [adresse], à [Ville]. Nous ouvrirons les portes de ces nouveaux bureaux le [date] à [heure], et nous serions très heureux que vous soyez parmi les premiers à les découvrir.

Vous avez accompagné notre maison depuis ses débuts ; il nous semblait naturel de commencer par vous.

Au programme, une visite, un cocktail, et l'occasion de vous présenter l'équipe qui suit votre dossier au quotidien.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[Signature]

Une conférence privée

Monsieur [Nom],

Le [date], nous recevons [intervenant] pour une conférence consacrée à [sujet]. Nous avons choisi de la tenir en cercle restreint, avec quelques dirigeants dont les questions nous paraissent les plus utiles au débat.

Votre regard sur [thème] serait précieux. La rencontre se tiendra au [lieu], de [heure] à [heure], et se prolongera autour d'un dîner pour ceux qui le souhaitent.

Je serais heureux de vous y compter et reste à votre disposition pour tout renseignement.

Bien cordialement,

[Signature]

Un dîner en petit comité

Cher [Prénom],

Nous organisons le [date] un dîner de quelques couverts au [lieu], autour de [thème ou invité]. L'idée est simple : réunir à une même table des personnes qui gagneraient à se connaître, et prendre le temps de parler sans ordre du jour.

J'ai tout de suite pensé à vous. Votre expérience de [domaine] apporterait beaucoup à la conversation, et je sais que plusieurs convives seraient heureux de vous rencontrer.

Pourriez-vous me dire d'ici le [date] si la soirée vous convient ?

Bien à vous,

[Signature]

Une journée portes ouvertes

Madame [Nom],

Le [date], [Société] ouvre ses ateliers de [Ville] de [heure] à [heure]. Vous pourrez voir de près comment naissent nos [produits], rencontrer celles et ceux qui les fabriquent, et poser toutes les questions que vous n'avez jamais eu l'occasion de poser.

Venez à l'heure qui vous convient, seule ou accompagnée. Un accueil vous attendra tout au long de la journée, et nous aurons plaisir à vous faire visiter les lieux nous-mêmes.

En espérant vous y retrouver,

[Signature]

Les conseils

• Donnez l'essentiel dès les premières lignes. La date, l'heure et le lieu doivent se lire sans chercher. Le reste de la lettre sert à dire pourquoi c'est cette personne, et pas une autre, que vous invitez.
• Ajoutez une phrase propre à chaque invité. Le rappel d'un projet commun, d'une conversation, d'un conseil rendu : c'est ce qui distingue une invitation personnelle d'un carton envoyé à toute une liste.
• Demandez une réponse, simplement. Indiquez une date de réponse et un moyen de la donner : une adresse e-mail, le nom d'une personne à contacter. Une invitation qui n'attend pas de réponse se laisse plus facilement oublier.

Une lettre d'invitation tracée à la plume, au nom de chaque invité

Apolines trace ces invitations à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, au nom de chaque destinataire. Vous composez le texte à l'écran, vous importez votre liste d'invités depuis un fichier Excel ou CSV, et vous validez l'aperçu de chaque courrier avant qu'il soit tracé. L'adresse de l'enveloppe peut être écrite à la plume elle aussi. Pour une invitation détaillée, la lettre manuscrite au format A4 laisse toute la place au programme ; pour un mot bref, la carte de correspondance DL suffit. Vous recevez les courriers prêts à partir, ou notre atelier se charge de l'envoi.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance envoyer une lettre d'invitation ?

Assez tôt pour que votre invité puisse bloquer la date avant que son agenda se remplisse : plusieurs semaines pour un dîner ou une soirée, davantage pour une inauguration ou une conférence qui demande un déplacement. Une invitation trop tardive laisse penser qu'il figurait sur une seconde liste.

Faut-il une lettre ou une carte pour inviter ?

Une carte suffit quand l'invitation tient en quelques lignes : la date, le lieu, un mot personnel. La lettre convient mieux lorsqu'il faut présenter un programme, un intervenant ou la raison de l'événement. Dans les deux cas, l'enveloppe fait la première impression, et son adresse peut, elle aussi, être tracée à la plume.

Que faire après l'événement ?

Un mot de remerciement, envoyé dans les jours qui suivent, prolonge la soirée et rappelle ce qui s'y est dit. Les modèles de lettre de remerciement après un rendez-vous s'adaptent facilement à cette occasion.