Invitations manuscrites pour les agences événementielles

Une agence événementielle prépare, pour une marque ou une entreprise, tout ce qui entoure un rendez-vous : le lieu, le déroulé, les intervenants, et le courrier qui fait venir les invités. Les invitations manuscrites d'une agence événementielle portent le nom de son client, pas le sien ; elles doivent pourtant sortir de chez elle justes, complètes et à la bonne adresse. Cette page décrit ce que vit une agence autour de ce courrier, les moments où un mot tracé à la plume compte, propose deux modèles à adapter, et explique comment Apolines prend en charge les invitations, leurs enveloppes et les cartes de remerciement.

Ce que vit une agence, entre le brief et le jour J

Le client confie un objectif : réunir ses distributeurs, présenter une nouveauté à la presse, remercier ses meilleurs comptes. L'agence en tire un format, un lieu, un calendrier. Le courrier vient ensuite, et il dépend de tout ce qui précède : le texte attend la confirmation du lieu, la liste attend celle des équipes commerciales, la signature attend celle de la direction.

La liste des invités, surtout, bouge jusqu'au dernier moment. Un directeur régional ajoute dix noms, un autre en retire trois, un partenaire change d'interlocuteur. L'agence reçoit ces fichiers de plusieurs personnes chez son client, dans des présentations différentes, avec des doublons et des fonctions mal orthographiées. Une part invisible de son travail consiste à remettre tout cela d'aplomb avant que la moindre enveloppe parte.

Enfin, une invitation n'a pas toujours un seul signataire. Le président invite les grands comptes, le directeur commercial invite les distributeurs, la directrice de la communication invite la presse. Chaque groupe reçoit un texte un peu différent, sous un nom différent.

Ce que le client attend de son agence

Le client juge l'événement sur la salle remplie, mais il juge l'agence sur l'absence d'erreur. Un nom écorché sur une enveloppe, une invitation adressée à un collaborateur parti depuis un an, un titre oublié devant le nom d'un élu : c'est l'agence qu'on appelle le lendemain. La relecture, invité par invité, fait partie de sa prestation, même quand personne ne la voit.

Les moments où l'invitation manuscrite compte pour une agence événementielle

L'invitation elle-même

C'est le premier contact de l'invité avec l'événement, et souvent le seul objet qu'il garde. Une invitation tracée à la plume, à son nom, dans une enveloppe dont l'adresse est elle aussi tracée à la plume, se distingue des courriers imprimés et des invitations reçues par message. Pour des textes types selon l'occasion, de la soirée à l'inauguration, voyez nos modèles de lettre d'invitation à un événement professionnel.

Les invités ajoutés en cours de route

Les noms qui arrivent tard méritent la même invitation que les premiers. L'agence prépare alors un second envoi, plus court, avec le même texte, la même écriture et le même papier : à la réception, rien ne distingue l'invité de la première liste de celui de la dernière.

Le remerciement après l'événement

Une fois la salle rendue, le client souhaite remercier ceux qui sont venus, parfois aussi ceux qui se sont excusés. Une carte qui rappelle un moment précis de la journée prolonge l'événement bien après sa fin. L'agence qui inscrit ce remerciement dans sa proposition livre un dispositif entier, de l'invitation à la dernière carte.

Ce que l'atelier ne fait pas

L'atelier ne se déplace pas et n'écrit rien sur place pendant l'événement ; il ne fait ni gravure, ni signalétique, ni marque-places, ni menus. Il trace, avant et après, les invitations, leurs enveloppes et les cartes de remerciement.

Deux modèles à adapter

Les éléments entre crochets se remplacent par ce que l'agence sait de l'événement et de chaque invité. Le texte reste celui du client, qui le relit et l'approuve.

Invitation à la rencontre annuelle des partenaires d'une marque

Monsieur [Nom],

Chaque année, [Société] réunit les partenaires qui l'accompagnent. Cette fois, nous vous attendons à [lieu], à [Ville], le [date], de [heure] à [heure].

Au programme : la présentation de nos projets pour la saison qui s'ouvre, un temps d'échange avec nos équipes, puis un déjeuner.

Votre présence nous ferait un vrai plaisir. Nous vous remercions de nous confirmer votre venue avant le [date], auprès de [nom du contact], à [adresse e-mail].

Bien cordialement,

[Signature]
[Fonction], [Société]

Remerciement aux participants d'une présentation

Chère Madame [Nom],

Merci d'avoir été des nôtres le [date], à [Ville], pour la présentation de [nom du projet].

Vos questions pendant la séance d'échange ont nourri nos discussions bien après votre départ, et nous avons retenu votre remarque sur [sujet évoqué].

La synthèse de la journée vous attend auprès de [nom du contact], si vous souhaitez la recevoir. Nous serions heureux de poursuivre cette conversation de vive voix.

Avec nos sentiments les meilleurs,

[Signature]
[Fonction], [Société]

Le second modèle gagne à être personnalisé pour les invités les plus importants : un courrier peut être composé pour un seul destinataire, avec une phrase qui n'appartient qu'à lui.

Comment Apolines s'y prend

Apolines est un atelier de correspondance manuscrite pour les entreprises, installé à Paris. L'écriture n'y est jamais imprimée : chaque carte et chaque lettre est tracée à la plume et à l'encre, sur papier de qualité, puis glissée sous enveloppe par notre atelier.

• L'agence compose à l'écran. Elle choisit le format, saisit le texte de son client et le voit aussitôt dans l'écriture qui sera tracée. Les variables {{prenom}} et {{entreprise}} placent le nom de chaque invité et celui de sa société.
• Une liste, puis une autre. Les invités s'importent depuis un fichier Excel ou CSV. Les noms arrivés tard forment un nouvel envoi, avec le même texte.
• Plusieurs signataires. Chaque groupe d'invités peut recevoir son propre texte et sa propre signature : un envoi pour les grands comptes signé du président, un autre pour la presse signé de la directrice de la communication.
• Chaque courrier se valide. L'aperçu de chaque invitation se relit avant qu'elle soit tracée ; l'agence le relit, avec son client si elle le souhaite, avant de donner son accord. Rien ne part sans cet accord.
• Les enveloppes aussi. L'adresse de chaque invité est tracée à la plume sur l'enveloppe, sans étiquette.
• Le format selon l'occasion. La carte A6 (105 × 148 mm) et son enveloppe C6 pour une invitation courte ou un remerciement ; la carte de correspondance DL (105 × 210 mm), le format de la correspondance d'affaires ; la lettre A4, pliée en trois sous enveloppe DL, quand l'invitation doit détailler un programme.
• Une écriture pour la marque. Plusieurs écritures manuscrites sont prêtes à l'emploi. Pour une marque qui invite souvent, un profil d'écriture propre peut être créé ; il n'est alors utilisé pour personne d'autre.
• Deux façons de livrer. L'agence reçoit les courriers prêts à partir, ou l'atelier se charge de l'envoi.

Le prix se compte à l'unité, sans abonnement ; les tarifs sont hors taxes et un devis est établi sur demande, que l'agence peut reprendre dans sa propre proposition. Pour comprendre ce qui sépare cette écriture d'une police cursive, voyez écriture manuscrite ou police cursive ; pour le format carte, la page carte manuscrite pour l'entreprise.

Questions fréquentes

L'agence peut-elle commander au nom de son client ?

Oui. Le texte, la signature et l'écriture sont ceux de la marque, et c'est l'agence qui relit et valide chaque aperçu pour elle. Elle peut faire approuver ces aperçus par son client avant de donner son accord.

Que faire des invités ajoutés après le premier envoi ?

Ils forment un nouvel envoi, avec le même texte, la même écriture et le même format. Chaque invité reçoit ainsi la même invitation, quelle que soit la liste par laquelle il est arrivé.

Peut-on préparer le remerciement en même temps que l'invitation ?

Oui. Le texte du remerciement peut être écrit et approuvé à l'avance ; il ne reste, après l'événement, qu'à importer la liste des personnes présentes et à relire les aperçus.

L'atelier peut-il écrire sur place, le jour de l'événement ?

Non. Notre atelier trace les invitations, leurs enveloppes et les cartes de remerciement, avant et après l'événement. Il ne fait ni écriture en direct, ni gravure, ni marque-places, ni menus.